Przeniesienie poczty firmowej do Microsoft 365 lub Google Workspace to głównie kopiowanie, a kopiowanie rzadko się nie udaje. Problemy biorą się ze wszystkiego wokół niego: aliasu, którego nikt nie wypisał, skanera nadal wysyłającego przez stary serwer, rekordu DNS zmienionego za wcześnie. Ta lista kontrolna migracji poczty e-mail idzie w kolejności, w jakiej powinna pracować mała lub średnia firma, od inwentaryzacji po tydzień po przełączeniu, aby pierwszy poniedziałek na nowej platformie minął bez niespodzianek.

Krok 1: lista kontrolna migracji poczty zaczyna się od inwentaryzacji

Zanim wybierzesz datę, wypisz wszystko, co wysyła lub odbiera pocztę w Twojej domenie:

  • Każdą skrzynkę użytkownika, z przybliżonym rozmiarem.
  • Aliasy, adresy współdzielone, takie jak info@ lub billing@, listy dystrybucyjne i reguły przekierowania.
  • Kalendarze współdzielone, kalendarze sal i delegowany dostęp między skrzynkami.
  • Urządzenia i usługi wysyłające pocztę: kopiarki i skanery, formularz kontaktowy na stronie, oprogramowanie do fakturowania lub CRM, centrale alarmowe.
  • Lokalne archiwa, takie jak pliki PST przechowywane na pojedynczych komputerach.
  • Gdzie hostowany jest Twój DNS i kto może się do niego zalogować.

Zanotuj też, kto ma dostęp administratora do obecnego systemu. Z kontem administratora narzędzia migracji mogą czytać każdą skrzynkę bez zbierania haseł pracowników. O tę samą listę prosimy przed migracją poczty do Microsoft 365 lub Google Workspace.

Krok 2: wybierz, jak poczta będzie przenoszona

Do migracji poczty do Microsoft 365 Microsoft opisuje kilka dróg w swoim przewodniku po migracji skrzynek:

  • Migracja typu cutover z serwera Exchange, która przenosi pocztę, kalendarze i kontakty. Microsoft dopuszcza w ten sposób do 2,000 skrzynek, ale za rozsądniejszy rozmiar uznaje 150 lub mniej.
  • Migracja IMAP z hostingów WWW i innych systemów IMAP. Kopiuje tylko foldery poczty; kontakty, kalendarze i zadania trzeba przenieść osobno. Microsoft podaje limity 500,000 elementów na skrzynkę i 35 MB dla największej wiadomości.
  • Migracja z Google Workspace z Gmaila w Google Workspace, która może przenieść pocztę, kalendarze i kontakty.
  • Import PST przez usługę Import Service Microsoftu, gdy sporo starszej poczty leży w plikach PST.

Do migracji poczty do Google Workspace narzędzie importu danych Google w konsoli administracyjnej kopiuje pocztę, kalendarze i kontakty z Exchange Online oraz pocztę od dostawców IMAP. W obu kierunkach przejście ze skrzynek hostingu WWW jest najczęstszym przypadkiem w małych firmach i to w nim najczęściej zapomina się o kontaktach i kalendarzach.

Krok 3: przygotuj DNS przed przełączeniem

Dzień lub dwa przed przełączeniem obniż TTL DNS rekordów MX, na przykład do kilku minut. TTL mówi innym serwerom, jak długo mogą używać starej odpowiedzi; krótka wartość oznacza, że zmiana zadziała szybko i można ją szybko cofnąć. Przy okazji w panelu DNS dodaj rekord weryfikacyjny, o który prosi nowy dostawca, aby potwierdził, że jesteś właścicielem domeny.

W samą noc przełączenia zmień rekordy MX na wartości podane przez nowego dostawcę i usuń stare. Pozostawienie starych i nowych wpisów MX obok siebie dzieli pocztę przychodzącą między dwa systemy. Jeśli przechodzisz na Microsoft 365, dodaj też rekord autodiscover; Outlook używa go do znalezienia nowej skrzynki bez ręcznych ustawień serwera.

Krok 4: SPF, DKIM i DMARC na nowej platformie

Uwierzytelnianie poczty decyduje, czy Twoje wiadomości trafią do skrzynki odbiorczej, czy do spamu. Wytyczne Gmaila dla nadawców wymagają od każdego nadawcy SPF lub DKIM, a od nadawców masowych SPF, DKIM i DMARC.

  • Rekord SPF. Domena może publikować tylko jeden rekord SPF. Dołącz do niego nowego dostawcę wraz z każdą inną usługą wysyłającą w imieniu Twojej domeny i mieść się w dziesięciu zapytaniach DNS, na które pozwala standard SPF.
  • Podpisywanie DKIM. Włącz podpisywanie DKIM w nowej konsoli administracyjnej i opublikuj wygenerowane klucze. Microsoft 365 używa dwóch rekordów CNAME; Google Workspace daje rekord TXT.
  • Polityka DMARC. Zacznij od polityki monitorującej (p=none) i adresu raportów, czytaj raporty przez kilka tygodni, a potem przejdź na quarantine lub reject, gdy każdy legalny nadawca przechodzi weryfikację.

Jeśli DNS Twojej domeny jest rozproszony między rejestratora, hosting WWW i dawnego dostawcę IT, uporządkuj go najpierw; takimi rekordami zajmuje się nasza usługa konfiguracji i zarządzania DNS.

Krok 5: dzień przełączenia i tydzień po nim

  1. Kopiuj starszą pocztę w tle w dniach przed przełączeniem, aby do przeniesienia zostały tylko najnowsze wiadomości.
  2. Zmień rekordy MX, a potem wykonaj końcową synchronizację, aby złapać wiadomości, które w międzyczasie dotarły na stary serwer.
  3. Podłącz Outlooka, telefony i tablety do nowych kont oraz odtwórz reguły skrzynki, podpisy i kalendarze współdzielone.
  4. Wyślij wiadomość testową z każdej kopiarki, formularza i aplikacji wypisanych w kroku 1.
  5. Zachowaj starą usługę aktywną jeszcze przez jakiś czas i sprawdź ją pod kątem zabłąkanych wiadomości przed jej anulowaniem.
  6. Skonfiguruj kopię zapasową nowych skrzynek, ponieważ platformy chmurowe przechowują usunięte elementy tylko przez ograniczony czas.

Najczęściej zadawane pytania: lista kontrolna migracji poczty

Ile trwa migracja poczty?

Zależy od liczby i rozmiaru skrzynek oraz od tego, jak szybko stary serwer wydaje dane. Ponieważ starsza poczta jest kopiowana przed przełączeniem, samo przełączenie może się odbyć w jeden wieczór, a kopiowanie w tle lat poczty może trwać dni.

Czy stracimy jakieś wiadomości przy zmianie dostawcy?

Nie, jeśli przeniesienie jest zaplanowane: najpierw kopiowanie, potem zmiana rekordów MX, ponowna synchronizacja i porównanie liczby elementów folder po folderze. Zwykłe luki to pliki PST na pojedynczych komputerach oraz kontakty i kalendarze, które migracja IMAP pomija.

Czy nasze skanery i formularze na stronie nadal będą wysyłać pocztę?

Dopiero po ponownej konfiguracji. Urządzenia wysyłające przez stary serwer potrzebują ustawień nowego dostawcy, a starszy sprzęt logujący się zwykłą nazwą użytkownika i hasłem może wymagać przekaźnika lub innej metody wysyłki, bo Microsoft i Google stopniowo wycofują takie logowanie. Sprawdź aktualną dokumentację producenta dla swojego modelu.

Planujesz przeprowadzkę poczty dla biura w Los Angeles lub Long Beach? Nasza profesjonalna usługa migracji poczty obejmuje kopiowanie w tle, przełączenie MX, końcowe oczyszczenie i konfigurację urządzeń. Zdecyduj wcześnie, jak nowe skrzynki będą archiwizowane; opcje wyjaśnia nasza strona o kopiach zapasowych i odzyskiwaniu po awarii. Skontaktuj się z nami, podając liczbę użytkowników, miejsce, w którym dziś hostowana jest Twoja poczta, i platformę, na którą się przenosisz.