Co dzieje się z komputerami biurowymi po recyklingu?

Wycofane komputery stacjonarne, stos monitorów i pudło laptopów wyjeżdżają z biura na wózku i dla większości firm to ostatni raz, kiedy je widzą. To, co dzieje się z komputerami po recyklingu, gdy ciężarówka odjedzie, decyduje o dwóch sprawach, które nadal Cię obchodzą: czy Twoje dane naprawdę zniknęły i czy sprzęt potraktowano tak, jak oczekuje tego Kalifornia. Ten poradnik śledzi typową partię firmowych komputerów od magazynu do huty, z pytaniami do zadania na każdym etapie i dokumentami, które warto zachować.

Przed odbiorem: ustal, do czego służy każde urządzenie

Droga zaczyna się w Twoim biurze. Krótka inwentaryzacja oszczędza późniejszych sporów: policz sprzęt według typu i zapisz numer seryjny wszystkiego, co przechowuje dane, czyli komputerów stacjonarnych, laptopów, serwerów, pamięci sieciowych i kopiarek z wewnętrznymi dyskami. Następnie wyznacz każdemu urządzeniu przeznaczenie:

• Ponowne użycie w firmie, jako zapas, maszyna szkoleniowa lub komputer na recepcji.
• Sprzedaż, dla nowszego sprzętu w dobrym stanie.
• Recykling, dla wszystkiego, co stare, zepsute lub bez wsparcia.

Zdecyduj od razu, jak potraktujesz każdy dysk: wyczyścisz go przed wyjazdem, wyczyści go podmiot przetwarzający albo zostanie wyjęty i zniszczony. Nasz poradnik o wymazywaniu danych przed recyklingiem komputerów i telefonów wyjaśnia, która metoda pasuje do jakiego rodzaju dysku.

Odbiór: tu zaczyna się łańcuch nadzoru

Łańcuch nadzoru (chain of custody) to po prostu zapis, kto miał Twój sprzęt i kiedy. Zaczyna się pod Twoimi drzwiami. Staranny odbiór wygląda tak: sprzęt jest liczony w obecności kogoś z Twojego biura, luźne dyski jadą w zamkniętym lub zaplombowanym pojemniku, a Ty podpisujesz dokument odbioru z datą, liczbą sztuk każdego typu i numerami seryjnymi urządzeń z danymi. Zachowaj swój egzemplarz. Jeśli później liczby się nie zgodzą, ten arkusz jest tym, z czym porównujesz.

Obsługa danych: przed testowaniem, przed demontażem

W dobrze prowadzonym zakładzie nośniki załatwia się, zanim urządzenie zostanie przetestowane do odsprzedaży lub odesłane do rozbiórki. Dyski w maszynach, które będą używane ponownie, są czyszczone i weryfikowane. Dyski uszkodzone lub te w maszynach przeznaczonych na złom są zwykle wyjmowane i rozdrabniane. Podstawą działalności recyklera jest jednak odzysk materiałów, więc nie zakładaj, że niszczenie danych jest częścią umowy. Zapytaj, gdzie i kiedy się odbywa, co dzieje się z dyskami, których nie da się wyczyścić, i czy zapis wymienia każdy numer seryjny. Jeśli odpowiedzi są mgliste, wyczyść lub wyjmij dyski przed odbiorem.

Testowanie i sortowanie: drugie życie albo surowce

Następnie sprzęt jest testowany i oceniany. Odtąd każde urządzenie idzie jedną z dwóch ścieżek.

Ścieżka ponownego użycia

Sprawne, w miarę nowe komputery są czyszczone, dostają świeży system operacyjny i są odsprzedawane, często innym firmom, szkołom lub refurbisherom. Z jednostek, których nie da się sprzedać w całości, można odzyskać działające części, takie jak pamięć, dyski SSD, zasilacze i ekrany. Ponowne użycie zachowuje najwięcej wartości urządzenia i jest lepszym wynikiem dla środowiska, dlatego dobrzy recyklerzy testują, zanim zaczną rozdrabniać.

Ścieżka materiałowa

Cała reszta jest rozbierana. Najpierw wyjmuje się części niebezpieczne, zwykle ręcznie:

• Baterie: pakiety laptopów, bateria pastylkowa na płycie głównej i akumulatory UPS.
• Szkło ołowiowe ze starych monitorów CRT, które trafia do wyspecjalizowanych podmiotów.
• Rtęciowe lampy podświetlenia w starszych monitorach LCD i laptopach wyprodukowanych, zanim podświetlenie LED stało się standardem.

Reszta jest rozdzielana na strumienie: płytki drukowane, które zawierają miedź i niewielkie ilości złota, srebra i palladu; stal i aluminium z obudów i ram; miedź z kabli i zasilaczy; oraz tworzywa sztuczne. Duża część jest rozdrabniana, a następnie sortowana mechanicznie, a magnesy i inne urządzenia separujące rozdzielają metale.

Dalej w łańcuchu: dokąd trafiają materiały

Recykler rzadko przetwarza wszystko sam. Posortowane materiały są sprzedawane dalej: płytki drukowane do rafinerii metali szlachetnych, metale do hut i walcowni, tworzywa do przetwórców. Część tych odbiorców jest poza Kalifornią, a część poza Stanami Zjednoczonymi. To nie jest automatycznie problem, ale to ta część drogi, której nie widzisz, więc zasługuje na pytanie. W Kalifornii podmioty eksportujące urządzenia elektroniczne muszą zgłosić to do Department of Toxic Substances Control (DTSC).

Jak sprawdzić firmę, która odbiera Twój sprzęt

Gdy wybierasz recykling elektroniki dla firm, kilka pytań odróżnia legalny podmiot zajmujący się e-odpadami od przewoźnika z ciężarówką:

1. Czy zgłosiliście się do DTSC jako podmiot zajmujący się e-odpadami? Firmy, które przyjmują odpady elektroniczne z innych źródeł, muszą zgłosić się do DTSC co najmniej 30 dni przed rozpoczęciem takiej działalności.
2. Który zakład przetwarza sprzęt i czy ma certyfikat? Amerykańska agencja EPA zaleca korzystanie z certyfikowanych recyklerów elektroniki i wymienia dwa akredytowane standardy: R2, publikowany przez Sustainable Electronics Recycling International, oraz e-Stewards, stworzony przez Basel Action Network, który zakazuje eksportu niebezpiecznych e-odpadów do krajów rozwijających się. Poproś o certyfikat i sprawdź, jakiego zakładu i jakich działań dotyczy.
3. Co dzieje się z dyskami i jaki zapis otrzymamy?
4. Czy jakakolwiek część materiału opuszcza kraj?
5. Czy możemy zobaczyć przykładowe dokumenty przed rezerwacją?

Dokumenty, które firma powinna zachować

• Podpisany dokument odbioru z liczbami i numerami seryjnymi.
• Zapis wymazania lub zniszczenia danych wymieniający każdy dysk lub urządzenie według numeru seryjnego, z metodą i datą.
• Certyfikat lub pokwitowanie recyklingu od zakładu, pokazujące, co otrzymał i kiedy. Dowodzi, dokąd trafił sprzęt, a nie co stało się z danymi, więc nie zastępuje powyższego zapisu.
• Rozliczenie sprzedaży, jeśli jakąś część sprzętu sprzedano.
• Zaktualizowany rejestr majątku, w którym każde wycofane urządzenie jest oznaczone datą, wynikiem i odniesieniem do dokumentów.

Trzymaj je razem. To właśnie je pokazujesz klientowi, audytorowi lub ankiecie ubezpieczenia cyber, która pyta, jak postępuje się ze starym sprzętem. Jak długo je przechowywać, zależy od zasad retencji, którymi kieruje się Twoja firma. Gabinety lekarskie i dentystyczne objęte HIPAA muszą na przykład przechowywać dokumentację wymaganą przez Security Rule przez sześć lat.

Najczęściej zadawane pytania: co dzieje się ze starymi komputerami biurowymi po recyklingu

Gdzie trafiają komputery po recyklingu?

Najpierw do zbieracza lub przetwórcy, gdzie są liczone, testowane i sortowane. Sprawne maszyny są odnawiane i odsprzedawane. Reszta jest demontowana, a rozdzielone metale, płytki drukowane i tworzywa sprzedawane dalej hutom, rafineriom i przetwórcom.

Czy recyklerzy czyszczą dyski twarde?

Niektórzy to wliczają, a niektórzy nie, więc niczego nie zakładaj. Zapytaj, jak postępuje się z dyskami i jaki zapis otrzymasz, albo wyczyść lub wyjmij dyski samodzielnie, zanim sprzęt wyjedzie.

Czym jest certyfikat recyklingu?

To dokument od recyklera potwierdzający, że w danym dniu przyjął Twój sprzęt i go przetworzył. Różni się od certyfikatu zniszczenia danych, który wymienia dyski według numerów seryjnych i użytej metody. Większość firm chce obu.

Czy elektronika z recyklingu jest wysyłana za granicę?

Część używanego sprzętu i odzyskanych materiałów jest eksportowana do ponownego użycia lub rafinacji. Kalifornia wymaga od podmiotów eksportujących urządzenia elektroniczne zgłoszenia do DTSC, a standard e-Stewards zakazuje eksportu niebezpiecznych e-odpadów do krajów rozwijających się. Zapytaj swojego recyklera wprost, dokąd trafiają jego materiały.

Opróżniasz wycofany sprzęt gdziekolwiek od Long Beach i Signal Hill po San Pedro i South Bay? Nasza strona recykling komputerów i odbiór e-odpadów wyjaśnia, jak obsługujemy sprzęt firmowy, niszczenie dysków twardych i danych dotyczy dysków, które wymagają czegoś więcej niż wymazania, a utylizacja aktywów IT opisuje, jak nowsze maszyny są oceniane pod kątem odsprzedaży. Poproś o wycenę, przesyłając orientacyjną listę lub kilka zdjęć, i zapytaj, jakie dokumenty towarzyszą każdej opcji.