Większość przeprowadzek biura planuje się wokół daty umowy najmu i samochodu z przeprowadzką. Technologia działa według innego zegara. Łącze internetowe pod nowym adresem, numery telefonów, okablowanie sieciowe i serwer zależą od zewnętrznych dostawców albo od prac, które trzeba skończyć, zanim wjadą meble. Ta lista kontrolna przeprowadzki biura od strony IT układa zadania w kolejności, w jakiej trzeba je wykonać, dla małych biur od Long Beach i San Pedro po resztę hrabstwa Los Angeles.

Zacznij od łącza internetowego, nie od daty przeprowadzki

Najczęściej opóźnia przeprowadzkę połączenie internetowe pod nowym adresem. Nowe łącze biznesowe trzeba zamówić, dostawca może musieć doprowadzić usługę do budynku, a termin instalacji ustala dostawca, nie Ty. Zamów je od razu po podpisaniu umowy najmu, nawet jeśli przeprowadzka jest za kilka miesięcy. Stare łącze zostaw włączone, dopóki nowe biuro nie przepracuje kilku dni. Zapytaj właściciela lub zarządcę budynku, gdzie linia dostawcy wchodzi do budynku (zwykle pomieszczenie telekomunikacyjne, czyli „demarc”, na parterze) i czy kable poprzedniego najemcy prowadzące z tego pomieszczenia do Twojego lokalu nadal są na miejscu i nadają się do użytku.

Lista kontrolna IT na przeprowadzkę biura, etap po etapie

Zaraz po podpisaniu umowy najmu

  • Zamów internet pod nowy adres i uzyskaj termin instalacji na piśmie. Jeśli używasz statycznego adresu IP, poproś o niego już teraz.
  • Porozmawiaj z dostawcą telefonii o przeniesieniu numerów, także faksu i linii alarmowych.
  • Obejdź nowy lokal z planem pięter: biurka, drukarki, wentylowane miejsce z zasilaniem na szafę sieciową i miejsca na punkty dostępowe Wi-Fi.
  • Zdecyduj, co się nie przeprowadza. Komputery bliskie końca życia, stary serwer, drukarka, której nikt nie lubi: wycofanie ich teraz kosztuje mniej niż przewożenie i konfigurowanie dwa razy.

Gdy plan pomieszczeń jest ostateczny

  • Zaplanuj okablowanie sieciowe tak, by powstało, zanim biurka i szafy zasłonią ściany. Przewidź więcej gniazd sieciowych, niż potrzebujesz dziś, także dla drukarek, punktów dostępowych, kamer i kontrolerów drzwi.
  • Zrób inwentaryzację każdego urządzenia: komputerów, monitorów, stacji dokujących, drukarek, firewalla, switchy, punktów dostępowych, telefonów, serwera lub NAS, rejestratorów kamer i wszystkiego innego podłączonego do sieci. Zapisz model i numer seryjny.
  • Spisz ustawienia, które po przeprowadzce psują się po cichu: rekordy DNS wskazujące na publiczny adres IP biura, ustawienia VPN na laptopach, listy dozwolonych adresów IP w bankach, u operatorów płatności i w aplikacjach w chmurze, drukarki ze stałymi adresami IP oraz ustawienia skanowania do e-maila lub do folderu w kopiarkach.

Dwa tygodnie przed przeprowadzką

  • Zrób kopię zapasową serwera i kluczowych komputerów, a potem sprawdź, czy kopia działa, odtwarzając na próbę kilka prawdziwych plików.
  • Wyeksportuj konfiguracje firewalla, switchy i centrali telefonicznej oraz sfotografuj szafę i okablowanie za biurkami, zanim cokolwiek zostanie odłączone.
  • Oznacz wszystko miejscem docelowym, na przykład numerem biurka lub pokoju, i naklej pasującą etykietę na zasilaczach i stacjach dokujących. Ładowarkę każdego laptopa trzymaj w tej samej torbie co laptop.
  • Powiedz pracownikom, czego się spodziewać: kiedy się wylogować, co zabrać do domu i do kogo dzwonić pierwszego ranka.

Dzień (lub noc) przeprowadzki

  • Wyłączaj w odpowiedniej kolejności: najpierw stacje robocze, potem serwer i pamięć masowa, na końcu sieć. Serwery i urządzenia NAS jadą jako osobne, wyściełane paczki, nie w ogólnym ładunku z meblami.
  • Uruchamiaj w odwrotnej kolejności: internet i firewall, switche i Wi-Fi, potem serwery i pamięć masowa, na końcu stacje robocze, drukarki i telefony.
  • Przetestuj każde stanowisko: logowanie, dyski współdzielone, e-mail, główną aplikację firmową, drukowanie, skanowanie oraz połączenie przychodzące i wychodzące na każdym telefonie.

Pierwsze dwa tygodnie po przeprowadzce

  • Zapewnij kogoś na miejscu pierwszego dnia roboczego rano, gdy wychodzą na jaw sprawy z drugim monitorem i sterownikiem skanera.
  • Zaktualizuj dokumentację: nowy układ sieci, adresy IP, lokalizację demarc i to, do którego dostawcy dzwonić w jakiej sprawie.
  • Zrezygnuj ze starych usług dopiero wtedy, gdy nowe będą działać bez zarzutu, i odbierz sprzęt, który został pod starym adresem.
  • Uprzątnij to, co zostało. Jeśli umowa najmu wymaga zwrotu pustego lokalu, może to obejmować stare okablowanie i szafę sieciową. Dyski w urządzeniach, które się nie przeprowadzają, wykasuj lub zniszcz, zanim trafią do recyklingu.

Telefony i 911: krok, o którym ludzie zapominają

Jeśli biuro korzysta z VoIP albo wieloliniowej centrali telefonicznej, przeniesienie telefonów to coś więcej niż podłączenie ich do prądu. Przepisy przyjęte przez FCC na podstawie Kari's Law i RAY BAUM'S Act wymagają, by wieloliniowe systemy telefoniczne pozwalały pracownikom wybrać 911 bezpośrednio i przesyłały wraz z połączeniem 911 „dispatchable location”: adres ulicy oraz szczegóły, takie jak piętro lub numer lokalu. Po przeprowadzce potwierdź u dostawcy telefonii, że każda linia pokazuje nowy adres i numer lokalu, a nie stary. Tradycyjne linie telefoniczne działają inaczej: operator przenosi każdy numer we własnym tempie, więc zlecenie trzeba złożyć na długo przed dniem przeprowadzki.

Czy stary serwer ma jechać do nowego biura?

Przeprowadzka to dobry moment, by zapytać, czy serwer w ogóle powinien jechać. Jeśli nie ma już gwarancji, działa pod systemem operacyjnym bliskim końca wsparcia albo wykonuje tylko jedno lub dwa zadania, takie jak udostępnianie plików czy baza księgowa, prościej może być najpierw zmigrować te zadania i wycofać sprzęt, niż go przewozić, montować w szafie i liczyć na to, że wystartuje. Jeśli jednak jedzie, lista kontrolna przeniesienia serwera jest krótka: zrób kopię zapasową i sprawdź ją, wyłącz serwer poprawnie i przewieź go razem z zespołem IT, a nie w samochodzie z meblami.

Najczęściej zadawane pytania: lista kontrolna przeprowadzki biura

Jak wcześnie planować stronę IT przeprowadzki biura?

Od dnia podpisania umowy najmu. Zamówienie internetu i przeniesienie numerów telefonów są w rękach zewnętrznych dostawców i rzadko idą szybko, a ekipa od okablowania potrzebuje ścian wcześniej niż meble. Samo przeniesienie sprzętu jest zwykle najkrótszą częścią projektu.

Jak przenieść linie telefoniczne biura w nowe miejsce?

Jeśli telefony działają w hostowanym VoIP, zabierasz aparaty, podłączasz je do nowej sieci i prosisz dostawcę o zmianę adresu usługi oraz lokalizacji 911 zarejestrowanej dla każdej linii. Jeśli nadal masz tradycyjne linie, zamów przeniesienie numeru u operatora odpowiednio wcześnie, bo termin ustala on. W obu przypadkach pierwszego ranka wykonaj próbne połączenie przychodzące i wychodzące na każdym telefonie.

Czy przeprowadzka IT biura może odbyć się bez przestoju?

Większość małych biur przeprowadza się wieczorem lub w weekend, żeby nie zakłócać tygodnia pracy. Internet, firewall i Wi-Fi uruchomione w nowym lokalu przed dniem przeprowadzki oraz usługi w chmurze, takie jak poczta, niezależne od sieci biurowej, skracają przerwę do minimum.

Jaki sprzęt IT warto zostawić?

Wszystko, co i tak wymieniłbyś w ciągu roku: komputery, które nie uruchomią Windows 11, drukarki z kosztownymi umowami serwisowymi i serwery, których zadania można przenieść na nowszą maszynę lub do chmury. Nośniki w tych urządzeniach wykasuj lub zniszcz, zanim trafią do recyklingu lub na sprzedaż.

Planujesz przeprowadzkę w Long Beach, San Pedro lub gdzie indziej w hrabstwie Los Angeles? Na stronie o relokacji IT biura wyjaśniamy, jak zajmujemy się technologią podczas przeprowadzki, a nasza usługa konfiguracji sieci dla małej firmy przygotuje nowy lokal, zanim się wprowadzisz. Sprzęt, którego wolisz nie przewozić, może trafić do naszej usługi uprzątnięcia elektroniki z biura. Wyślij nam datę przeprowadzki i oba adresy, a pomożemy zaplanować część IT.