Większość rozwijających się sklepów internetowych dochodzi do tego samego punktu: zamówienia są ręcznie wpisywane do ERP, stany magazynowe kopiowane z arkusza, a ceny w witrynie rozjeżdżają się z cennikiem. Integracja ERP ze sklepem internetowym to naprawia, ale konektor jest mniejszą częścią zadania. O powodzeniu projektu decydują wybory dotyczące danych: który system jest właścicielem czego, jak pola przekładają się między systemami, jak często przesyła się każdy rodzaj danych i co się dzieje, gdy coś zawiedzie. Ta lista kontrolna omawia te decyzje, żeby zapadły, zanim powstanie jakikolwiek kod.
Ustal system nadrzędny dla każdego rodzaju danych
Każda dana potrzebuje dokładnie jednego systemu nadrzędnego, czyli miejsca, w którym jest tworzona i poprawiana; pozostałe systemy dostają kopie. Typowy podział wygląda tak:
| Dane | Zwykły system nadrzędny | Kierunek |
|---|---|---|
| Numery towarów, koszt, ceny bazowe | ERP | ERP do sklepu |
| Opisy, obrazy, atrybuty | PIM lub sklep | PIM do sklepu i innych kanałów |
| Stany magazynowe | ERP lub system magazynowy | ERP do sklepu, często |
| Zamówienia internetowe i płatności | Sklep | Sklep do ERP |
| Wysyłki i śledzenie | ERP lub system magazynowy | ERP do sklepu |
| Faktury, noty kredytowe, limity kredytowe | ERP | ERP do sklepu, jeśli klienci mają je widzieć |
| Konta klientów | Sklep dla konsumentów, ERP dla kont B2B | Uzgadniane pole po polu |
Gdy dwa systemy uważają, że każdy z nich jest właścicielem pola, integracja prędzej czy później nadpisze czyjąś pracę.
Mapowanie danych trwa dłużej, niż ktokolwiek zakłada
Mapowanie danych pochłania większość wysiłku, bo systemy opisują te same rzeczy inaczej:
- Identyfikatory: SKU, numery towarów w ERP i identyfikatory wariantów oraz to, co się dzieje, gdy któryś zmieni nazwę.
- Warianty: sklep może traktować koszulę w pięciu rozmiarach jako jeden produkt z opcjami, a ERP trzyma pięć osobnych pozycji.
- Jednostki miary: sklep sprzedaje pojedyncze sztuki, ERP magazynuje pudełka po dwanaście.
- Kody: metody wysyłki, metody płatności, kody podatkowe, grupy klientów oraz kody stanów lub krajów, każdy przełożony na własne wartości ERP.
- Pieniądze: rabaty na poziomie zamówienia lub pozycji, zaokrąglenia, wysyłka jako osobna pozycja i karty podarunkowe.
Spisz mapowanie w tabeli, pole po polu, i poproś kogoś z operacji o zatwierdzenie. Ta sama tabela staje się planem testów.
Synchronizacja zamówień, stanów i cen: czas rzeczywisty czy wsad
Nie wszystko musi przechodzić natychmiast, a wybór między czasem rzeczywistym a wsadem robi się osobno dla każdego typu danych:
- Synchronizacja zamówień: możliwie jak najbliżej czasu rzeczywistego, uruchamiana zdarzeniem zamówienia lub webhookiem sklepu, żeby magazyn mógł zacząć kompletację.
- Stany magazynowe: częste aktualizacje tego, co się zmieniło, plus zaplanowane pełne porównanie, często nocne, które wyłapie wszystko, co umknęło.
- Ceny i dane produktów: przy zmianie lub w nocnym wsadzie, zależnie od tego, jak często się zmieniają.
API systemów ERP często ograniczają liczbę jednoczesnych zapytań, więc rozwiązanie, które radzi sobie z pięćdziesięcioma zamówieniami dziennie, może się zatkać podczas wyprzedaży. Testuj na realistycznych szczytach, a nie na spokojny wtorek.
Potrzeby B2B: ceny i warunki przypisane do klienta
Klienci hurtowi oczekują w sieci własnych cenników, cen kontraktowych, warunków płatności i limitów kredytowych. Ceny dla klienta można skopiować do sklepu z wyprzedzeniem albo pobierać z ERP, gdy klient ogląda produkt. Kopiowanie jest szybsze dla odwiedzających, ale może oznaczać bardzo duże tabele cen; pytanie ERP na żywo daje zawsze aktualne dane, ale zależy od jego szybkości i dostępności. Wiele sklepów B2B łączy oba podejścia: cenniki kopiowane w nocy, limity kredytowe i otwarte faktury pobierane na żywo.
Obsługa błędów integracji i monitoring
Integracje zawodzą w zwyczajny sposób: restart ERP, nieznany kod stanu, produkt istniejący w jednym systemie, a w drugim nie. Dobra obsługa błędów integracji oznacza:
- Ponowienia z rosnącymi opóźnieniami przy awariach przejściowych.
- Ochronę przed duplikatami, żeby ponowione zamówienie nie powstało w ERP dwa razy.
- Kolejkę nieudanych rekordów z przyczyną, widoczną dla pracowników, oraz sposób ich ponownego przetworzenia po poprawce.
- Alerty do wskazanej osoby po przekroczeniu progu błędów, a nie tylko wpisy w pliku logu.
- Zamówienia, które nadal są przyjmowane, gdy ERP nie działa, i spływają, gdy wróci.
Opcje integracji ERP ze sklepem: konektor, iPaaS lub usługa na zamówienie
Gotowy konektor jest najszybszy, gdy oba systemy są popularne, a procesy standardowe. iPaaS (platforma integracji jako usługa, na przykład Celigo lub Jitterbit) dodaje za abonament wizualne mapowanie, harmonogramy i monitoring. Usługa na zamówienie najlepiej pasuje do nietypowych reguł, ale więcej kosztuje przy budowie i utrzymaniu. Którąkolwiek wybierzesz, korzystaj z aktualnych interfejsów ERP. Oracle na przykład zaleca usługi sieciowe SuiteTalk REST z OAuth 2.0 dla nowych integracji NetSuite i opublikował plan wycofania usług SOAP, a integracje internetowe SAP Business One zwykle korzystają z API Service Layer. Na stronie o integracji ERP i PIM wyjaśniamy, jak te opcje oceniamy.
Lista kontrolna integracji ERP na spotkanie startowe
- Uzgodniony system nadrzędny dla każdego typu danych.
- Mapowanie pole po polu zatwierdzone przez operacje.
- Uzgodniony czas synchronizacji dla każdego typu danych, wraz z oczekiwanymi szczytami.
- Obsługa błędów, alerty i wskazani właściciele.
- Przypadki testowe z prawdziwych zamówień, w tym zwroty, wysyłki częściowe i anulowania.
- Plan przełączenia: stany otwarcia, otwarte zamówienia i data, od której kończy się proces ręczny.
Najczęściej zadawane pytania: integracja ERP ze sklepem
Czy da się zintegrować ERP bez API?
Często tak, przez zaplanowaną wymianę plików: ERP eksportuje i importuje pliki CSV lub XML albo dokumenty EDI przez bezpieczny folder. Jest to mniej natychmiastowe niż API, ale niezawodne, jeśli zbudowane z taką samą obsługą błędów. Zapisywanie bezpośrednio do bazy danych ERP rzadko jest dobrym pomysłem.
Co się dzieje z zamówieniami, gdy ERP nie działa?
Sklep nadal sprzedaje. Zamówienia czekają w kolejce i są wysyłane, gdy ERP wróci, dlatego kolejkowanie i ochrona przed duplikatami mają znaczenie.
Czy PIM jest częścią integracji z ERP?
Nie koniecznie. PIM się opłaca, gdy treści produktów edytuje wiele osób albo sprzedajesz w kilku kanałach lub językach; w przeciwnym razie wystarczyć może ERP i własny katalog sklepu.
Łączysz sklep z NetSuite, SAP Business One, Microsoft Dynamics lub innym ERP? Nasza usługa integracji ERP i PIM obejmuje mapowanie danych, middleware, synchronizację stanów magazynowych i reguły walidacji. Systemy wysyłkowe zwykle dołączają do tego samego przepływu, a tę część obejmują nasze prace nad integracją API wysyłki. Skontaktuj się z nami, podając swoje ERP, platformę sklepu i typową liczbę zamówień, a naszkicujemy integrację.
