Списанные настольные компьютеры, стопка мониторов и коробка с ноутбуками уезжают из офиса на ручной тележке, и для большинства компаний на этом знакомство с ними заканчивается. Но то, что происходит с утилизированными компьютерами после отъезда грузовика, определяет две вещи, которые по-прежнему вас касаются: действительно ли ваши данные исчезли и обращались ли с оборудованием так, как этого ожидает Калифорния. В этом руководстве мы проследим путь типичной партии бизнес-компьютеров от кладовой до плавильной печи, с вопросами для каждого этапа и документами, которые стоит хранить.

До вывоза: решите, для чего каждое устройство

Путь начинается в вашем собственном офисе. Короткая инвентаризация избавит от споров позже: сосчитайте устройства по типам и запишите серийный номер всего, что хранит данные, то есть настольных компьютеров, ноутбуков, серверов, сетевых хранилищ и копиров с внутренними дисками. Затем определите каждому устройству назначение:

  • Повторное использование внутри компании: как запасной, учебный компьютер или ПК на ресепшене.
  • Продажа — для недавнего исправного оборудования.
  • Утилизация — для всего старого, сломанного или без поддержки.

Одновременно решите, как поступить с каждым диском: стереть до отправки, стереть силами переработчика или извлечь и уничтожить. В нашем руководстве о стирании данных перед утилизацией компьютеров и телефонов объясняется, какой метод подходит какому типу диска.

Вывоз: здесь начинается цепочка хранения

Цепочка хранения — это просто запись о том, у кого и когда находилось ваше оборудование. Она начинается у вашей двери. Аккуратный вывоз выглядит так: устройства пересчитываются в присутствии сотрудника вашего офиса, отдельные диски перевозятся в запертом или опломбированном контейнере, а вы подписываете документ о вывозе с датой, количеством устройств каждого типа и серийными номерами устройств с данными. Сохраните свой экземпляр. Если позже числа не совпадут, вы будете сверяться именно с этим листом.

Работа с данными: до тестирования, до разборки

На хорошо организованном предприятии с накопителями разбираются до того, как устройство тестируют для перепродажи или отправляют на разборку. Диски в машинах, которые будут использоваться повторно, очищаются и проверяются. Диски, которые вышли из строя или стоят в машинах, предназначенных на лом, обычно извлекают и измельчают. Однако основной бизнес утилизатора — извлечение материалов, поэтому не считайте, что уничтожение данных входит в услугу по умолчанию. Спросите, где и когда оно происходит, что делают с дисками, которые невозможно стереть, и указывает ли отчёт серийный номер каждого диска. Если ответы расплывчаты, сотрите диски или извлеките их до вывоза.

Тестирование и сортировка: вторая жизнь или сырьё

Далее оборудование тестируют и оценивают. Отсюда каждое устройство идёт одним из двух путей.

Путь повторного использования

Исправные, достаточно новые компьютеры очищают, устанавливают на них свежую операционную систему и перепродают, часто другим компаниям, школам или специалистам по восстановлению техники. Рабочие детали, такие как память, твердотельные накопители, блоки питания и экраны, могут снимать с устройств, которые нельзя продать целиком. Повторное использование сохраняет наибольшую часть ценности устройства и экологически лучше, поэтому хорошие переработчики сначала тестируют, а потом измельчают.

Путь переработки материалов

Всё остальное разбирают. Сначала, как правило вручную, извлекают опасные детали:

  • Аккумуляторы: батареи ноутбуков, дисковая батарейка на материнской плате и аккумуляторы ИБП.
  • Свинцовое стекло старых ЭЛТ-мониторов, которое передают специализированным предприятиям.
  • Ртутные лампы подсветки в старых ЖК-мониторах и ноутбуках, выпущенных до перехода на светодиодную подсветку.

Остальное разделяют на потоки: печатные платы, содержащие медь и небольшие количества золота, серебра и палладия; сталь и алюминий корпусов и каркасов; медь кабелей и блоков питания; пластик. Большая часть измельчается, а затем сортируется механически: магниты и другое разделительное оборудование отделяют металлы друг от друга.

Дальше по цепочке: куда попадают материалы

Утилизатор редко перерабатывает всё сам. Отсортированные материалы продаются «дальше по цепочке»: платы — аффинажным предприятиям по драгоценным металлам, металлы — плавильным заводам и комбинатам, пластик — переработчикам. Часть этих покупателей находится за пределами Калифорнии, а часть — за пределами США. Это не обязательно проблема, но это та часть пути, которую вы не видите, и поэтому стоит задать вопрос. В Калифорнии организации, экспортирующие электронные устройства, обязаны уведомить Департамент контроля токсичных веществ (DTSC).

Как проверить компанию, которая забирает ваше оборудование

Выбирая утилизацию электроники для бизнеса, несколько вопросов отделяют законного оператора электронных отходов от перевозчика с грузовиком:

  1. Уведомили ли вы DTSC как оператор электронных отходов? Предприятия, принимающие электронные отходы от других источников, должны уведомить DTSC не позднее чем за 30 дней до начала такой деятельности.
  2. Какое предприятие перерабатывает оборудование и есть ли у него сертификат? Агентство по охране окружающей среды США (EPA) рекомендует пользоваться услугами сертифицированных переработчиков электроники и называет два аккредитованных стандарта: R2, опубликованный организацией Sustainable Electronics Recycling International, и e-Stewards, созданный Basel Action Network, который запрещает экспорт опасных электронных отходов в развивающиеся страны. Попросите показать сертификат и проверьте, какое предприятие и какие виды деятельности он охватывает.
  3. Что происходит с дисками и какой документ мы получим?
  4. Покидает ли какая-либо часть материалов страну?
  5. Можно ли посмотреть образцы документов до заказа?

Документы, которые компании следует хранить

  • Подписанный документ о вывозе с количеством устройств и серийными номерами.
  • Акт очистки или уничтожения данных с перечнем каждого диска или устройства по серийному номеру, с указанием метода и даты.
  • Сертификат или квитанция об утилизации от предприятия с указанием того, что оно получило и когда. Он подтверждает, куда попало оборудование, но не что стало с данными, поэтому не заменяет акт, указанный выше.
  • Расчётная ведомость, если часть оборудования была продана.
  • Обновлённый реестр активов, где у каждого списанного устройства указаны дата, судьба и ссылка на документы.

Храните их вместе. Именно их вы покажете клиенту, аудитору или в анкете киберстрахования, где спрашивают, как обращаются со старым оборудованием. Срок хранения зависит от правил, которым следует ваш бизнес. Например, медицинские и стоматологические практики, на которые распространяется HIPAA, обязаны хранить документацию, требуемую Security Rule, в течение шести лет.

Часто задаваемые вопросы: что происходит со старыми офисными компьютерами при утилизации

Куда попадают утилизированные компьютеры?

Сначала к сборщику или переработчику, где их пересчитывают, тестируют и сортируют. Исправные машины восстанавливают и перепродают. Остальные разбирают, а отделённые металлы, платы и пластик продаются плавильным заводам, аффинажным предприятиям и переработчикам.

Стирают ли утилизаторы жёсткие диски?

Одни включают это в услугу, другие нет, поэтому ничего не предполагайте. Спросите, как обращаются с дисками и какой документ вы получите, либо сотрите или извлеките диски сами до отправки оборудования.

Что такое сертификат об утилизации?

Это документ от утилизатора, подтверждающий, что он получил ваше оборудование в указанную дату и переработал его. Он отличается от сертификата об уничтожении данных, где перечислены диски по серийным номерам и использованный метод. Большинству компаний нужны оба.

Отправляют ли утилизированную электронику за границу?

Часть бывшего в употреблении оборудования и извлечённых материалов экспортируется для повторного использования или аффинажа. Калифорния требует, чтобы организации, экспортирующие электронные устройства, уведомляли DTSC, а стандарт e-Stewards запрещает экспортировать опасные электронные отходы в развивающиеся страны. Спросите у вашего утилизатора напрямую, куда направляются его материалы.

Освобождаетесь от списанного оборудования где-нибудь от Лонг-Бич и Сигнал-Хилл до Сан-Педро и Саут-Бэй? На странице утилизации компьютеров и вывоза электронных отходов рассказано, как мы работаем с бизнес-оборудованием, шредирование жёстких дисков и уничтожение данных подходит для дисков, которым недостаточно простого стирания, а утилизация ИТ-активов описывает, как оценивается пригодность более новых машин для перепродажи. Запросите расчёт стоимости с примерным списком или несколькими фотографиями и спросите нас, какие документы прилагаются к каждому варианту.

Что компании делают со старыми компьютерами?

Большинство сортируют их по трём группам: недавние исправные машины используют внутри компании или перепродают, а всё старое, сломанное или без поддержки утилизируют после того, как диски стёрты или извлечены для уничтожения. Что касается того, что происходит с утилизированными ноутбуками, то сначала, обычно вручную, извлекают батарею и дисковую батарейку на материнской плате, а остальное разделяют на платы, металлы и пластик, как и в любом другом компьютере.