Большинство переездов офиса планируют вокруг даты аренды и грузовика с мебелью. Техника живёт по другим часам. Интернет-канал по новому адресу, телефонные номера, кабельная сеть и сервер зависят от внешних провайдеров или от работ, которые нужно закончить до привоза мебели. Этот чек-лист переезда офиса расставляет дела в том порядке, в котором их нужно делать, для небольших офисов от Лонг-Бич и Сан-Педро до остальной части округа Лос-Анджелес.

Начните с интернет-канала, а не с даты переезда

Чаще всего переезд откладывается из-за интернета по новому адресу. Новую бизнес-линию нужно заказать, провайдеру, возможно, придётся завести сервис в здание, а дату подключения назначает он, а не вы. Закажите линию сразу после подписания аренды, даже если до переезда несколько месяцев. Старый сервис оставьте включённым, пока новый офис не проработает несколько дней. Узнайте у арендодателя или управляющего зданием, где линия провайдера входит в здание (обычно это телекоммуникационная комната или «демарк» на первом этаже) и сохранилась ли проводка прежнего арендатора от этой комнаты до вашего помещения и можно ли ею пользоваться.

Чек-лист ИТ-переезда офиса по этапам

Сразу после подписания аренды

  • Закажите интернет по новому адресу и получите дату подключения в письменном виде. Если вы используете статический IP-адрес, запросите его сейчас.
  • Поговорите с телефонным провайдером о переносе номеров, включая линии факса и сигнализации.
  • Обойдите новое помещение с планом этажа: рабочие места, принтеры, проветриваемое место с розеткой для сетевой стойки и точки установки Wi-Fi.
  • Решите, что не поедет. Компьютеры, которым скоро на покой, старый сервер, принтер, который все не любят: вывести их из эксплуатации сейчас дешевле, чем перевозить и настраивать дважды.

Когда план этажа утверждён

  • Назначьте прокладку кабельной сети так, чтобы её сделали до того, как столы и шкафы закроют стены. Закладывайте сетевых розеток больше, чем нужно сегодня, в том числе для принтеров, точек доступа, камер и контроллеров дверей.
  • Составьте опись всех устройств: компьютеры, мониторы, док-станции, принтеры, межсетевой экран, коммутаторы, точки доступа, телефоны, сервер или NAS, регистраторы камер и всё остальное, что подключено к сети. Запишите модель и серийный номер.
  • Выпишите настройки, которые после переезда незаметно ломаются: DNS-записи, указывающие на публичный IP-адрес офиса, настройки VPN на ноутбуках, списки разрешённых IP-адресов в банках, платёжных системах и облачных сервисах, принтеры с фиксированными IP-адресами, а также настройки сканирования на почту или в папку на копирах.

За две недели до переезда

  • Сделайте резервную копию сервера и ключевых ПК, а затем убедитесь, что копия работает, восстановив несколько настоящих файлов.
  • Экспортируйте конфигурации межсетевого экрана, коммутаторов и телефонной системы и сфотографируйте стойку и проводку за столами, прежде чем что-либо отключать.
  • Промаркируйте всё местом назначения, например номером стола или комнаты, и наклейте такую же метку на блоки питания и док-станции. Зарядное устройство каждого ноутбука кладите в один пакет с самим ноутбуком.
  • Расскажите сотрудникам, чего ждать: когда выходить из системы, что забрать домой и кому звонить в первое утро.

День (или ночь) переезда

  • Выключайте в правильном порядке: сначала рабочие станции, затем сервер и хранилище, затем сеть. Серверы и NAS перевозят отдельными упакованными местами, а не вместе с мебелью.
  • Включайте в обратном порядке: интернет и межсетевой экран, коммутаторы и Wi-Fi, затем серверы и хранилище, затем рабочие станции, принтеры и телефоны.
  • Проверьте каждое рабочее место: вход в систему, общие диски, почту, основную бизнес-программу, печать, сканирование, а также входящий и исходящий звонок на каждом телефоне.

Первые две недели после переезда

  • Обеспечьте присутствие специалиста на месте в первое рабочее утро, когда обнаруживаются второй монитор и драйвер сканера.
  • Обновите документацию: новую схему сети, IP-адреса, расположение демарка и то, какому провайдеру звонить по каждому вопросу.
  • Отключайте старые услуги только после того, как новые проработают без сбоев, и заберите оборудование, оставшееся по старому адресу.
  • Уберите то, что осталось. Если по договору аренды помещение нужно вернуть пустым, это может касаться старой проводки и сетевой стойки. Сотрите данные или уничтожьте диски во всём, что не переезжает, прежде чем отправлять это на утилизацию.

Телефоны и 911: шаг, о котором забывают

Если в офисе используется VoIP или многолинейная телефонная система, перенос телефонов — это не только «воткнуть в розетку». Правила, принятые FCC в рамках Kari's Law и RAY BAUM'S Act, требуют, чтобы многолинейные телефонные системы позволяли сотрудникам набирать 911 напрямую и передавали вместе с вызовом 911 «определяемое местоположение»: адрес улицы и такие сведения, как этаж или офис. После переезда уточните у телефонного провайдера, что на каждой линии указаны новый адрес и номер офиса, а не прежние. Традиционные телефонные линии устроены иначе: оператор переносит каждый номер по собственному графику, поэтому заявку нужно подать задолго до дня переезда.

Нужно ли перевозить старый сервер?

Переезд — хороший повод спросить себя, нужен ли серверу вообще перенос сервера на новое место. Если на него закончилась гарантия, он работает на операционной системе, поддержка которой скоро закончится, или выполняет всего одну-две задачи, например файловый доступ или базу бухгалтерии, проще сначала мигрировать эти задачи и списать оборудование, чем везти его, ставить в стойку и надеяться, что он запустится. Если сервер всё же едет, чек-лист короткий: сделайте резервную копию и проверьте её, корректно выключите сервер и перевозите его вместе с вашей ИТ-командой, а не в грузовике с мебелью.

Часто задаваемые вопросы: чек-лист переезда офиса

За сколько времени планировать ИТ-часть переезда офиса?

С того дня, когда подписана аренда. Заказ интернета и перенос телефонных номеров находятся в руках внешних провайдеров и редко проходят быстро, а бригаде, прокладывающей кабели, нужны стены раньше, чем мебели. Сама перевозка оборудования обычно самая короткая часть проекта.

Как перенести офисные телефонные линии на новое место?

Если телефоны у вас размещённый VoIP, вы перевозите аппараты, подключаете их к новой сети и просите провайдера изменить адрес сервиса и адрес 911, зарегистрированный для каждой линии. Если у вас ещё остались традиционные линии, закажите перенос номеров у оператора заранее, потому что график составляет он. В обоих случаях в первое утро сделайте тестовый входящий и исходящий звонок на каждом телефоне.

Можно ли переехать офису без простоя ИТ?

Большинство небольших офисов переезжают вечером или в выходные, чтобы не затронуть рабочую неделю. Если интернет, межсетевой экран и Wi-Fi работают в новом помещении уже до дня переезда, а облачные сервисы вроде почты не зависят от офисной сети, перерыв получается коротким.

Какое ИТ-оборудование лучше оставить?

Всё, что вы всё равно заменили бы в течение года: компьютеры, которые не могут работать под Windows 11, принтеры с дорогими сервисными договорами и серверы, задачи которых можно перенести на новую машину или в облако. Сотрите данные или уничтожьте накопители в таких устройствах, прежде чем отправлять их на утилизацию или продавать.

Планируете переезд в Лонг-Бич, Сан-Педро или в другом месте округа Лос-Анджелес? На странице переезд ИТ-инфраструктуры офиса мы рассказываем, как занимаемся технической частью переезда, а услуга настройка сети для малого бизнеса позволит подготовить новое помещение к вашему приезду. Оборудование, которое вы не хотите перевозить, можно сдать через нашу услугу вывоз офисной электроники. Пришлите нам дату переезда и оба адреса, и мы поможем спланировать ИТ-часть.