Pasar el correo de la empresa a Microsoft 365 o Google Workspace es sobre todo un trabajo de copiado, y copiar es la parte que rara vez sale mal. Los problemas vienen de todo lo que lo rodea: un alias que nadie anotó, un escáner que todavía envía por el servidor anterior, un registro DNS cambiado demasiado pronto. Esta lista de verificación de migración de correo sigue el orden en que debe trabajar una empresa pequeña o mediana, desde el inventario hasta la semana posterior al cambio, para que el primer lunes en la plataforma nueva transcurra sin sobresaltos.

Paso 1: la lista de verificación de migración de correo empieza con un inventario

Antes de elegir una fecha, anote todo lo que envía o recibe correo con su dominio:

  • Cada buzón de usuario, con su tamaño aproximado.
  • Alias, direcciones compartidas como info@ o billing@, listas de distribución y reglas de reenvío.
  • Calendarios compartidos, calendarios de salas y acceso delegado entre buzones.
  • Dispositivos y servicios que envían correo: copiadoras y escáneres, el formulario de contacto del sitio web, software de facturación o de CRM, paneles de alarma.
  • Archivos locales, como los archivos PST guardados en computadoras individuales.
  • Dónde está alojado su DNS y quién puede iniciar sesión en él.

Anote también quién tiene acceso de administrador al sistema actual. Con una cuenta de administrador, las herramientas de migración pueden leer cada buzón sin pedir las contraseñas del personal. Es la misma lista que pedimos antes de una migración de correo a Microsoft 365 o Google Workspace.

Paso 2: elija cómo se moverá el correo

Para migrar el correo a Microsoft 365, Microsoft documenta varias rutas en su guía para migrar buzones:

  • Migración cutover desde un servidor Exchange, que mueve correo, calendarios y contactos. Microsoft permite hasta 2,000 buzones de esta forma, pero considera más razonable un tamaño de 150 o menos.
  • Migración IMAP desde proveedores de hosting web y otros sistemas IMAP. Copia solo las carpetas de correo; los contactos, los calendarios y las tareas hay que moverlos por separado. Microsoft indica límites de 500,000 elementos por buzón y 35 MB para el mensaje más grande.
  • Migración de Google Workspace desde Gmail en Google Workspace, que puede traer correo, calendarios y contactos.
  • Importación de PST mediante el Import Service de Microsoft, cuando mucho correo antiguo está en archivos PST.

Para migrar el correo a Google Workspace, la herramienta de importación de datos de Google en la consola de administración copia correo, calendarios y contactos desde Exchange Online, y correo desde proveedores IMAP. En cualquier dirección, el caso más común en las pequeñas empresas es salir de los buzones de un proveedor de hosting web, y es donde con más frecuencia se olvidan los contactos y los calendarios.

Paso 3: prepare el DNS antes del cambio

Uno o dos días antes del cambio, reduzca el TTL de DNS de sus registros MX, por ejemplo a unos pocos minutos. El TTL indica a otros servidores cuánto tiempo pueden seguir usando la respuesta anterior; un valor corto significa que el cambio surte efecto rápido y que puede revertirse rápido. Mientras está en el panel de DNS, agregue el registro de verificación que pide el nuevo proveedor, para que pueda confirmar que usted es el dueño del dominio.

La noche del cambio, cambie los registros MX a los valores que le da el nuevo proveedor y elimine los anteriores. Dejar entradas MX antiguas y nuevas lado a lado divide el correo entrante entre dos sistemas. Si se pasa a Microsoft 365, agregue también el registro autodiscover; Outlook lo usa para encontrar el nuevo buzón sin configurar el servidor a mano.

Paso 4: SPF, DKIM y DMARC en la plataforma nueva

La autenticación del correo decide si sus mensajes llegan a la bandeja de entrada o a la carpeta de spam. Las directrices para remitentes de correo de Gmail exigen que todo remitente use SPF o DKIM, y que los remitentes masivos usen SPF, DKIM y DMARC.

  • Registro SPF. Un dominio solo puede publicar un registro SPF. Incorpore en él al nuevo proveedor junto con todos los demás servicios que envían en nombre de su dominio, y manténgase dentro de las diez consultas DNS que permite el estándar SPF.
  • Firma DKIM. Active la firma DKIM en la nueva consola de administración y publique las claves que genera. Microsoft 365 usa dos registros CNAME; Google Workspace le da un registro TXT.
  • Política DMARC. Empiece con una política de monitoreo (p=none) y una dirección de informes, lea los informes durante unas semanas y luego pase a cuarentena o rechazo cuando todo remitente legítimo la cumpla.

Si el DNS de su dominio está repartido entre un registrador, un proveedor de hosting y un antiguo proveedor de TI, ordénelo primero; nuestro servicio de configuración y administración de DNS se encarga de registros como estos.

Paso 5: el día del cambio y la semana siguiente

  1. Copie el correo antiguo en segundo plano durante los días previos al cambio, para que solo queden por mover los mensajes recientes.
  2. Cambie los registros MX y luego haga una sincronización final para captar los mensajes que llegaron al servidor anterior entretanto.
  3. Conecte Outlook, los teléfonos y las tabletas a las cuentas nuevas, y vuelva a crear las reglas de la bandeja de entrada, las firmas y los calendarios compartidos.
  4. Envíe un mensaje de prueba desde cada copiadora, formulario y aplicación que anotó en el paso 1.
  5. Mantenga activo el servicio anterior durante un tiempo y revíselo en busca de mensajes extraviados antes de cancelarlo.
  6. Configure una copia de seguridad de los buzones nuevos, ya que las plataformas en la nube conservan los elementos eliminados solo por un tiempo limitado.

Preguntas frecuentes: lista de verificación de migración de correo

¿Cuánto tarda la migración de correo?

Depende del número y el tamaño de los buzones y de la velocidad con que el servidor anterior deje salir los datos. Como el correo antiguo se copia antes del cambio, el cambio en sí puede hacerse en una tarde, mientras que la copia en segundo plano de años de correo puede durar días.

¿Perderemos correo al cambiar de proveedor?

No, si el traslado está planificado: copie primero, cambie los registros MX, sincronice de nuevo y compare el número de elementos carpeta por carpeta. Los vacíos habituales son los archivos PST en computadoras individuales y los contactos y calendarios que una migración IMAP deja atrás.

¿Seguirán enviando correo nuestros escáneres y formularios del sitio web?

Solo después de reconfigurarlos. Los dispositivos que envían por el servidor anterior necesitan los ajustes del nuevo proveedor, y los equipos más antiguos que inician sesión con un nombre de usuario y una contraseña simples pueden necesitar un relé u otro método de envío, porque Microsoft y Google han ido eliminando ese tipo de inicio de sesión. Consulte la documentación actual del fabricante para su modelo.

¿Planea un traslado para una oficina en Los Ángeles o Long Beach? Nuestro servicio profesional de migración de correo abarca la copia en segundo plano, el cambio de MX, el barrido final y la configuración de dispositivos. Decida pronto cómo se respaldarán los buzones nuevos; nuestra página de copias de seguridad y recuperación ante desastres explica las opciones. Contáctenos con el número de usuarios, dónde está alojado su correo hoy y la plataforma a la que se va a pasar.