La mayoría de las tiendas en línea en crecimiento llegan al mismo punto: los pedidos se capturan a mano en el ERP, los niveles de inventario se copian desde una hoja de cálculo y los precios del sitio web se alejan de la lista de precios. La integración de ERP con comercio electrónico resuelve eso, pero el conector es la parte menor del trabajo. Las decisiones que hacen o deshacen el proyecto tienen que ver con los datos: qué sistema es dueño de cada cosa, cómo se traducen los campos entre sistemas, con qué frecuencia se mueve cada tipo de dato y qué sucede cuando algo falla. Esta lista de verificación cubre esas decisiones para que se tomen antes de escribir código.
Defina el sistema de registro de cada tipo de dato
Cada dato necesita exactamente un sistema de registro, el lugar donde se crea y se corrige; los demás sistemas reciben copias. Una división típica se ve así:
| Dato | Sistema de registro habitual | Dirección |
|---|---|---|
| Números de artículo, costo, precios base | ERP | Del ERP a la tienda |
| Descripciones, imágenes, atributos | PIM o la tienda | Del PIM a la tienda y otros canales |
| Niveles de inventario | ERP o sistema de almacén | Del ERP a la tienda, con frecuencia |
| Pedidos web y pagos | Tienda | De la tienda al ERP |
| Envíos y seguimiento | ERP o sistema de almacén | Del ERP a la tienda |
| Facturas, notas de crédito, límites de crédito | ERP | Del ERP a la tienda, cuando los clientes necesitan verlos |
| Cuentas de clientes | Tienda para consumidores, ERP para cuentas B2B | Acordado campo por campo |
Cuando dos sistemas creen que son dueños de un mismo campo, tarde o temprano la integración sobrescribirá el trabajo de alguien.
El mapeo de datos lleva más tiempo de lo que nadie espera
El mapeo de datos es donde se va la mayor parte del esfuerzo, porque los sistemas describen las mismas cosas de forma distinta:
- Identificadores: SKU, números de artículo del ERP e ID de variantes, y qué ocurre cuando uno cambia de nombre.
- Variantes: la tienda puede tratar una camisa en cinco tallas como un solo producto con opciones, mientras que el ERP guarda cinco artículos separados.
- Unidades de medida: la tienda vende piezas sueltas, el ERP almacena cajas de doce.
- Códigos: métodos de envío, métodos de pago, códigos de impuestos, grupos de clientes y códigos de estado o de país, cada uno traducido a los valores propios del ERP.
- Dinero: descuentos a nivel de pedido o de línea, redondeo, el envío como línea aparte y las tarjetas de regalo.
Escriba el mapeo en una tabla, campo por campo, y pida a alguien de operaciones que lo apruebe. Esa misma tabla se convierte en el plan de pruebas.
Sincronización de pedidos, inventario y precios: tiempo real o por lotes
No todo necesita moverse al instante, y la decisión entre sincronización en tiempo real o por lotes se toma para cada tipo de dato:
- Sincronización de pedidos: lo más cercana posible al tiempo real, activada por el evento o webhook de pedido de la tienda, para que el almacén pueda empezar a preparar el envío.
- Inventario: actualizaciones frecuentes de lo que cambió, más una comparación completa programada, a menudo por la noche, para detectar cualquier omisión.
- Precios y datos de producto: al cambiar o en un lote nocturno, según la frecuencia con que cambien.
Las API de los ERP suelen limitar cuántas solicitudes pueden ejecutarse a la vez, de modo que un diseño que maneja cincuenta pedidos al día puede atascarse durante una promoción. Pruebe con picos realistas, no con un martes tranquilo.
Necesidades B2B: precios y condiciones específicos por cliente
Los clientes mayoristas esperan ver en línea sus propias listas de precios, precios por contrato, condiciones de pago y límites de crédito. Los precios específicos por cliente pueden copiarse a la tienda por adelantado o solicitarse al ERP cuando el cliente consulta un producto. Copiarlos es más rápido para los visitantes, pero puede implicar tablas de precios enormes; consultar al ERP en vivo siempre da datos actuales, pero depende de su velocidad y disponibilidad. Muchas tiendas B2B combinan ambos métodos: listas de precios copiadas cada noche, y límites de crédito y facturas abiertas consultados en vivo.
Manejo de errores de integración y monitoreo
Las integraciones fallan de maneras comunes: un reinicio del ERP, un código de estado desconocido, un producto que existe en un sistema pero no en el otro. Un buen manejo de errores de integración implica:
- Reintentos con retrasos crecientes para fallas temporales.
- Protección contra duplicados, para que un pedido reintentado no se cree dos veces en el ERP.
- Una cola de registros fallidos con el motivo, visible para el personal, y una forma de reprocesarlos después de corregir el problema.
- Alertas a una persona designada cuando las fallas superan un umbral, y no solo líneas en un archivo de registro.
- Pedidos que se siguen aceptando mientras el ERP está caído y que fluyen en cuanto vuelve.
Opciones de integración de ERP con comercio electrónico: conector, iPaaS o servicio personalizado
Un conector prefabricado es lo más rápido cuando ambos sistemas son comunes y sus procesos son estándar. Una iPaaS (plataforma de integración como servicio, como Celigo o Jitterbit) añade mapeo visual, programación y monitoreo por una suscripción. Un servicio personalizado se ajusta mejor a reglas inusuales, pero cuesta más construirlo y mantenerlo. Elija lo que elija, use las interfaces vigentes del ERP. Oracle, por ejemplo, recomienda los servicios web SuiteTalk REST con OAuth 2.0 para las nuevas integraciones con NetSuite y ha publicado un plan para retirar sus servicios web SOAP, mientras que las integraciones web de SAP Business One suelen pasar por su API Service Layer. Nuestra página de integración de ERP y PIM explica cómo evaluamos estas opciones.
Una lista de verificación de integración ERP para la reunión de arranque
- Un sistema de registro acordado para cada tipo de dato.
- Un mapeo campo por campo aprobado por operaciones.
- Tiempos de sincronización acordados por tipo de dato, con los volúmenes pico esperados.
- Manejo de errores, alertas y responsables designados.
- Casos de prueba tomados de pedidos reales, incluidas devoluciones, envíos parciales y cancelaciones.
- Un plan de puesta en marcha: inventario inicial, pedidos abiertos y la fecha en que termina el proceso manual.
Preguntas frecuentes: integración de ERP con comercio electrónico
¿Se puede integrar un ERP que no tiene API?
A menudo sí, mediante intercambio programado de archivos: el ERP exporta e importa archivos CSV o XML, o documentos EDI, a través de una carpeta segura. Es menos inmediato que una API, pero es confiable cuando se construye con el mismo manejo de errores. Escribir directamente en la base de datos del ERP rara vez es buena idea.
¿Qué pasa con los pedidos si el ERP está caído?
La tienda sigue vendiendo. Los pedidos esperan en una cola y se envían cuando el ERP vuelve, y por eso son importantes la cola y la protección contra duplicados.
¿Un PIM forma parte de la integración de un ERP?
No necesariamente. Un PIM se justifica cuando mucha gente edita el contenido de los productos o se vende en varios canales o idiomas; de lo contrario, el ERP y el catálogo de la propia tienda pueden bastar.
¿Quiere conectar su tienda a NetSuite, SAP Business One, Microsoft Dynamics u otro ERP? Nuestro servicio de integración de ERP y PIM cubre el mapeo de datos, el middleware, la sincronización de inventario y las reglas de validación. Los sistemas de envío suelen sumarse al mismo flujo, y nuestro trabajo de integración de API de envíos cubre esa parte. Contáctenos con su ERP, la plataforma de su tienda y su volumen habitual de pedidos, y podemos esbozar la integración.
