Większość małych firm nigdy nie planuje audytu licencji oprogramowania. Zdarza się on przypadkiem: przychodzi powiadomienie o odnowieniu większej liczby stanowisk, niż ktokolwiek pamięta z zakupu, odchodzący grafik zabiera ze sobą login do Adobe albo producent wysyła pismo z prośbą o potwierdzenie licencjonowania. Przeprowadzenie audytu samodzielnie, we własnym terminie, jest tańsze i spokojniejsze. Ta lista kontrolna audytu licencji oprogramowania omawia kolejne kroki, od inwentaryzacji po odnowienia, wraz ze szczegółami Microsoft 365 i Adobe, na których potyka się większość biur.

Krok 1: inwentaryzacja tego, co zainstalowane i w subskrypcji

Zacznij od dwóch list. Pierwsza to to, co działa w firmie: programy zainstalowane na każdym komputerze oraz usługi chmurowe, do których logują się pracownicy. Narzędzia do zarządzania urządzeniami i wiele konsol bezpieczeństwa potrafią wyeksportować listę zainstalowanego oprogramowania; aplikacje chmurowe znajdziesz w logach logowania, rozliczeniach wydatków i krótkiej ankiecie wśród pracowników. Druga lista to to, za co płacisz: każda subskrypcja, klucz licencyjny i umowa, z datą odnowienia i osobą, która za nie odpowiada.

Uwzględnij łatwo zapomniane pozycje: wtyczki i fonty, dodatki do oprogramowania księgowego i graficznego, oprogramowanie serwerowe, takie jak Windows Server i jego licencje dostępowe klientów, oraz aplikacje opłacane z kart prywatnych i rozliczane jako wydatki.

Krok 2: dopasuj instalacje do uprawnień licencyjnych

Uprawnienia licencyjne to to, na co pozwalają Twoje umowy: ilu użytkowników lub urządzeń, które edycje i na jakich warunkach. Dopasuj każdą instalację i każdego użytkownika do uprawnienia, a luki ujawnią się po obu stronach. Oprogramowanie używane bez odpowiedniej licencji to ryzyko zgodności; licencje opłacone i nieużywane to marnotrawstwo. Trzymaj dowody obok: faktury, potwierdzenia zamówień i numery umów. Zgodność licencji oprogramowania opiera się na dokumentach, a zakup, którego nie możesz pokazać, jest jak niebyły, gdy ktoś o niego zapyta.

Krok 3: porządki w licencjach Microsoft 365

To w Microsoft 365 większość małych biur znajduje oszczędności. Porządki w licencjach Microsoft 365 zwykle odkrywają:

  • Nieużywane licencje Microsoft 365 nadal przypisane osobom, które odeszły miesiące temu. Jeśli skrzynkę trzeba zachować, zamień ją na skrzynkę współdzieloną, a potem usuń licencję.
  • Adresy współdzielone z własną licencją, takie jak info@ czy orders@, które jako skrzynki współdzielone w granicach limitów rozmiaru Microsoftu zazwyczaj jej nie potrzebują.
  • Plany niedopasowane do pracy: pracownicy na planach premium, którzy używają tylko poczty, albo osoby bez funkcji bezpieczeństwa potrzebnych firmie.
  • Nakładające się narzędzia do udostępniania plików, spotkań wideo lub e-podpisów, które istniejący plan już zawiera.

Termin ma takie samo znaczenie jak liczba. W subskrypcjach rocznych Microsoftu liczbę stanowisk można zazwyczaj zmniejszyć tylko w krótkim oknie po zakupie lub odnowieniu, obecnie siedmiodniowym, po którym liczba jest zobowiązująca do końca okresu. Planuj redukcje wokół daty odnowienia i sprawdź warunki własnej subskrypcji w dokumentacji administratora Microsoft 365. Plany Business mają też limit 300 użytkowników; powyżej obowiązują plany Enterprise.

Krok 4: Adobe i inne oprogramowanie licencjonowane na stanowisko

Oprogramowanie kreatywne to drugi częsty wyciek. Prywatne subskrypcje Adobe opłacane kartą firmową odchodzą razem z pracownikiem, wraz z fontami i czasem plikami. Przeniesienie grafików na licencje biznesowe zarządzane z Adobe Admin Console utrzymuje stanowiska na nazwę firmy i pozwala przypisać je komu innemu w kilka minut. Ta sama zasada dotyczy innych narzędzi licencjonowanych na stanowisko: konta w domenie firmy, więcej niż jeden administrator i stanowiska przypisywane ponownie, a nie kupowane od nowa, gdy ludzie zmieniają role.

Krok 5: zakończ audyt licencji oprogramowania rejestrem

Zbierz wszystko w jednym rejestrze: produkt, producent, typ licencji (subskrypcja, wieczysta lub umowa zbiorcza), liczba, przypisani użytkownicy lub urządzenia, koszt, data odnowienia, okres wypowiedzenia i wewnętrzny opiekun. Dla większości małych biur wystarczy arkusz; ważniejsze od narzędzia jest aktualizowanie go przy każdym zatrudnieniu, odejściu i zakupie. Ustaw przypomnienia z dużym wyprzedzeniem przed każdym odnowieniem, żeby móc zmniejszyć, zmienić lub anulować na własnych warunkach, zamiast odnawiać domyślnie. Prowadzenie takiego rejestru to część naszej usługi zarządzania licencjami oprogramowania. To także najprostszy sposób na obniżenie kosztów IT bez odbierania czegokolwiek, z czego ludzie faktycznie korzystają.

Gdy przyjdzie pismo audytowe od producenta oprogramowania

Producenci, w tym Microsoft i Adobe, mogą prosić klientów biznesowych o weryfikację licencjonowania. Prośba bywa przedstawiona jako przyjazny przegląd albo jako formalny audyt na podstawie klauzuli audytowej umowy, a różnica ma znaczenie. Gdy przyjdzie pismo audytowe od producenta oprogramowania:

  • Nie ignoruj go, ale też nie spiesz się z wysyłaniem danych.
  • Przeczytaj klauzulę audytową w umowie, by wiedzieć, o co producent może prosić i w jakim terminie.
  • Wyznacz jedną osobę do całej komunikacji.
  • Najpierw przeprowadź własne uzgodnienie, żeby znać swoją sytuację, zanim cokolwiek udostępnisz.
  • Przy formalnych audytach lub znacznym ryzyku zasięgnij porady prawnej. Ten artykuł to ogólna informacja, nie porada prawna.

Najczęściej zadawane pytania: audyt licencji oprogramowania

Jak często mała firma powinna audytować licencje oprogramowania?

Raz w roku jako pełny przegląd, plus szybka kontrola, gdy ktoś dołącza lub odchodzi. Zgranie rocznego przeglądu z największym odnowieniem daje mu naturalny termin.

Czy potrzebujemy specjalnych narzędzi do zarządzania zasobami oprogramowania?

W małej skali nie. Rzetelny eksport inwentarza i dobrze prowadzony rejestr pokrywają większość potrzeb. Wyspecjalizowane platformy do zarządzania zasobami oprogramowania zwracają swój koszt, gdy rośnie liczba urządzeń i umów z producentami.

Czy nieużywaną licencję można przenieść na innego pracownika?

Zazwyczaj tak, w przypadku subskrypcji przypisywanych użytkownikom: usuń licencję jednej osobie i przypisz drugiej. Licencje wieczyste i przypisane do urządzeń mają własne zasady przenoszenia, więc sprawdź umowę przed ich przeniesieniem.

Wolisz to komuś oddać? Nasza usługa zarządzania zasobami oprogramowania i licencjami obejmuje inwentaryzację, uzgodnienia, przeglądy Microsoft 365 i Adobe oraz rejestr licencji z datami odnowień dla firm w Los Angeles. Usługi SAM działają najlepiej razem z codzienną opieką IT, którą zapewniają nasze zarządzane usługi IT. Skontaktuj się z nami, by zacząć od przeglądu tego, za co dziś płacisz.