Перенос корпоративной почты в Microsoft 365 или Google Workspace — это в основном копирование, и именно копирование редко идёт не так. Проблемы возникают из-за всего вокруг: псевдоним, который никто не внёс в список, сканер, который по-прежнему отправляет почту через старый сервер, запись DNS, изменённая слишком рано. Этот чек-лист миграции почты следует порядку, в котором должен работать малый или средний бизнес, от инвентаризации до недели после переключения, чтобы первый понедельник на новой платформе прошёл спокойно.

Шаг 1: чек-лист миграции почты начинается с инвентаризации

Прежде чем выбирать дату, запишите всё, что отправляет или получает почту под вашим доменом:

  • Каждый почтовый ящик пользователя с примерным размером.
  • Псевдонимы, общие адреса вроде info@ или billing@, списки рассылки и правила пересылки.
  • Общие календари, календари переговорных и делегированный доступ между ящиками.
  • Устройства и службы, которые отправляют почту: копиры и сканеры, форма обратной связи на сайте, программы для счетов или CRM, охранные панели.
  • Локальные архивы, например файлы PST на отдельных компьютерах.
  • Где размещён ваш DNS и кто может в него войти.

Отметьте и то, у кого есть административный доступ к текущей системе. С учётной записью администратора средства миграции могут читать все ящики, не собирая пароли сотрудников. Этот же список мы запрашиваем перед миграцией почты на Microsoft 365 или Google Workspace.

Шаг 2: выберите, как будет переноситься почта

Чтобы перенести почту на Microsoft 365, у Microsoft описано несколько путей в её руководстве по миграции почтовых ящиков:

  • Полная миграция с сервера Exchange, которая переносит почту, календари и контакты. Microsoft допускает таким способом до 2,000 ящиков, но называет более разумным размер в 150 и менее.
  • Миграция IMAP с веб-хостингов и других систем IMAP. Она копирует только папки с почтой; контакты, календари и задачи нужно переносить отдельно. Microsoft указывает ограничения: 500,000 элементов на ящик и 35 МБ для самого большого письма.
  • Миграция из Google Workspace из Gmail в Google Workspace, которая может перенести почту, календари и контакты.
  • Импорт PST через службу импорта Microsoft, когда много старой почты хранится в файлах PST.

Чтобы перенести почту на Google Workspace, инструмент импорта данных Google в консоли администратора копирует почту, календари и контакты из Exchange Online, а у поставщиков IMAP — почту. В любом направлении самый частый случай для малого бизнеса — уход с ящиков веб-хостинга, и именно в нём чаще всего забывают о контактах и календарях.

Шаг 3: подготовьте DNS до переключения

За день-два до переключения уменьшите DNS TTL у записей MX, например до нескольких минут. TTL сообщает другим серверам, как долго они могут пользоваться старым ответом; короткое значение означает, что изменение вступает в силу быстро и так же быстро может быть отменено. Пока вы в панели DNS, добавьте проверочную запись, которую просит новый провайдер, чтобы он мог подтвердить, что домен ваш.

В ночь переключения смените записи MX на значения, которые выдал новый провайдер, и удалите старые. Если оставить старые и новые записи MX рядом, входящая почта разделится между двумя системами. При переходе на Microsoft 365 добавьте и запись autodiscover; Outlook использует её, чтобы найти новый ящик без ручной настройки сервера.

Шаг 4: SPF, DKIM и DMARC на новой платформе

Аутентификация почты решает, попадут ли ваши письма во входящие или в спам. Требования Gmail к отправителям обязывают каждого отправителя использовать SPF или DKIM, а массовых отправителей — SPF, DKIM и DMARC.

  • Запись SPF. У домена может быть опубликована только одна запись SPF. Включите в неё нового провайдера вместе с каждой другой службой, которая отправляет почту от имени вашего домена, и уложитесь в десять DNS-запросов, допускаемых стандартом SPF.
  • Подпись DKIM. Включите подпись DKIM в новой консоли администратора и опубликуйте созданные ключи. Microsoft 365 использует две записи CNAME; Google Workspace даёт запись TXT.
  • Политика DMARC. Начните с политики мониторинга (p=none) и адреса для отчётов, несколько недель читайте отчёты, затем перейдите к карантину или отклонению, когда каждый законный отправитель проходит проверку.

Если DNS вашего домена разбросан между регистратором, веб-хостингом и прежним ИТ-провайдером, сначала наведите порядок; такими записями занимается наша услуга настройки и управления DNS.

Шаг 5: день переключения и неделя после него

  1. Копируйте старую почту в фоне в дни перед переключением, чтобы осталось перенести только недавние письма.
  2. Смените записи MX, затем выполните последнюю синхронизацию, чтобы подхватить письма, дошедшие до старого сервера в промежутке.
  3. Подключите Outlook, телефоны и планшеты к новым учётным записям и заново создайте правила для входящих, подписи и общие календари.
  4. Отправьте тестовое письмо с каждого копира, формы и приложения из списка шага 1.
  5. Оставьте старую службу активной на некоторое время и проверьте её на случайные письма, прежде чем отключать.
  6. Настройте резервное копирование новых ящиков, поскольку облачные платформы хранят удалённые элементы лишь ограниченное время.

Часто задаваемые вопросы: чек-лист миграции почты

Сколько длится миграция почты?

Зависит от числа и размера ящиков и от того, как быстро старый сервер отдаёт данные. Поскольку старая почта копируется до переключения, само переключение может пройти за вечер, а фоновое копирование многолетней почты может идти днями.

Потеряем ли мы письма при смене провайдера?

Нет, если перенос спланирован: сначала копирование, затем смена записей MX, повторная синхронизация и сверка числа элементов по папкам. Обычные пробелы — файлы PST на отдельных компьютерах, а также контакты и календари, которые миграция IMAP оставляет позади.

Будут ли наши сканеры и формы на сайте продолжать отправлять почту?

Только после перенастройки. Устройствам, которые отправляют через старый сервер, нужны настройки нового провайдера, а старому оборудованию, которое входит по простому имени пользователя и паролю, может понадобиться ретранслятор или другой способ отправки, потому что Microsoft и Google постепенно отказываются от такого входа. Проверьте актуальную документацию производителя для вашей модели.

Планируете перенос для офиса в Лос-Анджелесе или Лонг-Бич? Наша услуга профессиональной миграции почты охватывает фоновое копирование, переключение MX, финальную проверку и настройку устройств. Заранее решите, как будут резервироваться новые ящики; варианты описаны на нашей странице резервного копирования и аварийного восстановления. Свяжитесь с нами, указав число пользователей, где сегодня размещена ваша почта и на какую платформу вы переходите.