Чек-лист по электронике при освобождении офиса

Когда офис закрывается, переезжает или сокращается, мебели достаётся план, а электронике — то время, которое осталось. Именно там прячутся «хвосты»: оборудование, которое компании на самом деле не принадлежит, данные на устройствах, не похожих на компьютеры, и учётные записи, за которые продолжают списывать деньги, когда ключи уже сданы. Этот чек-лист переезда офиса выстраивает электронную часть закрытия, переезда или сокращения в том порядке, в каком её нужно выполнять. Это практическое руководство, а не юридическая консультация.

1. Обойдите помещение и составьте список всех устройств

Идите по комнатам, включая чуланы, пространство под столами и всё, что закреплено на стенах или находится над потолочными плитками. По каждому предмету отметьте, что это, его серийный номер, если он хранит данные, кому принадлежит и куда направляется: оставить, перевезти, отправить в домашний офис, продать, вернуть, утилизировать или уничтожить. Что обычно находят:

• За столами: компьютеры, мониторы, док-станции, гарнитуры и настольные телефоны.
• В общих зонах: копиры и многофункциональные принтеры, принтеры этикеток и чеков, экраны и камеры в переговорных.
• В сетевом чулане: модем или шлюз интернет-провайдера, межсетевой экран, коммутаторы, патч-панель, точки доступа Wi-Fi, сервер или NAS и ИБП.
• Системы безопасности и здания: регистратор камер, сами камеры, контроллеры доступа по картам и панель сигнализации.
• У стойки администратора: платёжные терминалы, сканеры чеков и почтовый счётчик.
• В ящиках: USB-накопители, внешние диски для резервных копий, старые телефоны и россыпь батареек.

2. Отделите то, что вам не принадлежит

Значительная часть оборудования в обычном офисе принадлежит кому-то другому и должна быть возвращена, а не выброшена.

• Арендованные копиры. Следуйте процедуре возврата арендодателя и закажите возврат заранее. В руководстве FTC по безопасности данных цифровых копиров советуют уточнить у производителя, дилера или обслуживающей компании, как защитить жёсткий диск: одни извлекают его и отдают вам, другие перезаписывают, обычно за дополнительную плату. Не вынимайте диск самостоятельно: это может вывести аппарат из строя и нарушить договор аренды.
• Почтовые счётчики. Согласно Domestic Mail Manual почтовой службы USPS, почтовые счётчики сдаются или берутся в аренду, их нельзя покупать, продавать или перепродавать, и по окончании договора аренды их необходимо вернуть поставщику. Они возвращаются поставщику и никогда не идут в утилизацию.
• Оборудование интернет-провайдера. Модемы, шлюзы и оптические терминалы часто принадлежат провайдеру. Проверьте свою учётную запись, спросите, как он хочет получить их обратно, и сохраните квитанцию.
• Платёжные терминалы, арендованные телефонные системы и сигнализация. Прочитайте договор эквайринга, договор аренды и договор мониторинга, прежде чем что-либо отключать.
• Имущество арендодателя помещения. Кабельная разводка, а иногда и точки доступа могут принадлежать зданию.

3. Защитите данные, прежде чем что-либо покинет офис

• Сделайте последнюю резервную копию сервера, общих папок и компьютеров тех, кто уходит, и убедитесь, что она действительно восстанавливается.
• Решите, как долго нужно хранить архив. IRS советует хранить документы в большинстве случаев три года, в некоторых ситуациях дольше, а документы по налогам на занятость — не менее четырёх лет после наступления срока уплаты налога или его уплаты. Бухгалтер или юрист подскажет, что ещё применимо к вашему бизнесу.
• Найдите устройства, которые хранят данные, но не похожи на компьютеры: копиры, регистраторы камер, межсетевые экраны, VoIP-телефоны и сетевые хранилища. Каждое нужно стереть или уничтожить его накопитель до того, как оно выйдет из-под вашего контроля.

4. Учётные записи и услуги: что отменить, перенести или оставить

1. Телефонные номера. Если хотите сохранить номер, перенесите его до отмены чего бы то ни было. В потребительском руководстве FCC по переносу номера предупреждают не прекращать обслуживание у прежнего оператора до запуска новой услуги. Не забудьте про факсовые линии и любую линию, которую использует панель сигнализации.
2. Интернет. Назначьте дату отмены после последнего рабочего дня и после возврата оборудования.
3. Доменное имя. Продолжайте его продлевать, даже если офис закрывается (см. последний вопрос ниже).
4. Microsoft 365 или Google Workspace. Удалите лицензии ушедших сотрудников. Если вы полностью прекращаете подписку, сначала экспортируйте нужное: Microsoft сообщает, что данные, оставшиеся после отмены бизнес-подписки, могут быть удалены через 90 дней и будут удалены не позднее чем через 180 дней после отмены.
5. ПО, привязанное к конкретным компьютерам. Многие настольные программы ограничивают число активируемых машин. Деактивируйте лицензию на старом компьютере до его стирания, иначе новый может отказаться активироваться.
6. Подписки на каждое устройство: облачное хранилище камер, мониторинг сигнализации, средства удалённого доступа, агенты резервного копирования и места в системе управления устройствами.
7. Ваш адрес везде, где он указан: на сайте, в Google Business Profile, в счетах и порталах поставщиков.

5. Сетевое оборудование, кабели и серверный чулан

Если сеть переезжает с вами, экспортируйте конфигурации межсетевого экрана и коммутаторов и сфотографируйте стойку, прежде чем что-либо отключать. Если нет, сбросьте межсетевые экраны, маршрутизаторы, коммутаторы и точки доступа до заводских настроек перед вывозом, потому что они хранят пароли Wi-Fi, ключи VPN и учётные записи администратора. Удалите облачно управляемые устройства и из своего портала управления, иначе следующий владелец может не суметь ими пользоваться. Судьба кабельной разводки зависит от договора аренды.

6. Что нельзя выбрасывать в контейнер

К освобождению офиса обычно прилагается контейнер или служба вывоза мусора, и именно туда электронику выбрасывать нельзя. В Калифорнии выброшенные компьютеры, мониторы, телефоны, принтеры, аккумуляторы и люминесцентные лампы регулируются законом и не могут попадать в обычный мусор. Держите их отдельно от общего хлама, а вздувшиеся или повреждённые аккумуляторы откладывайте в стороне. В нашем руководстве о калифорнийских правилах об электронных отходах для бизнеса объясняется, какие категории применимы и куда можно законно сдавать бизнес-отходы электроники.

7. День вывоза и документы

В день вывоза отмечайте предметы в инвентарном списке по мере их выноса и сделайте последний обход с арендодателем или управляющим зданием, если договор требует сдать помещение пустым. Ведите одну папку с итоговым списком и судьбой каждого предмета, квитанциями о возврате от лизинговой компании и интернет-провайдера, актами об уничтожении данных, документами по утилизации и итоговыми счетами. Если позже бывший клиент или аудитор спросит, что стало с компьютером, на котором хранились его записи, эта папка и будет ответом.

Часто задаваемые вопросы: чек-лист по электронике при освобождении офиса

Как бизнесу в Калифорнии утилизировать старое офисное оборудование?

Сначала рассортируйте его. Арендованное оборудование и оборудование провайдера возвращается владельцу, исправное можно продать или передать в дар после удаления данных, а остальное отправляется уполномоченному оператору электронных отходов, а не в мусор и не в контейнер.

Что происходит с жёстким диском при возврате арендованного копира?

Если вы не договорились иначе, жёсткий диск копира уходит вместе с аппаратом. Перед возвратом спросите дилера или лизинговую компанию, перезапишут ли они диск или извлекут и передадут вам, и получите ответ письменно.

Нужно ли возвращать интернет-модем при закрытии офиса?

Если он принадлежит провайдеру, да. Проверьте свою учётную запись или договор, спросите, как провайдер хочет получить его обратно, и сохраните квитанцию вместе с итоговым счётом.

Нужно ли сохранять доменное имя после закрытия офиса?

Да, по крайней мере пока на него ссылаются клиенты, поставщики и старые счета. Просроченный домен может зарегистрировать кто-то другой, и тогда он будет получать почту, отправленную на ваши прежние адреса.

Закрываете, переезжаете или сокращаете офис в районе Лонг-Бич, гавани или Саут-Бэй? На странице вывоза офисной электроники описана услуга, переезд ИТ-инфраструктуры офиса охватывает оборудование, которое едет с вами, а всё, что остаётся, можно сдать через утилизацию компьютеров и вывоз электронных отходов. Расскажите, где находится офис, к какому сроку нужно освободить помещение и что примерно в нём есть, и мы спланируем электронную часть вместе с вами.