把公司邮件迁移到 Microsoft 365 或 Google Workspace，主要是复制工作，而复制恰恰是很少出错的部分。问题出在它周围的一切：没人列出的别名、仍通过旧服务器发信的扫描仪、过早修改的 DNS 记录。这份邮件迁移清单按照中小型企业应当工作的顺序展开，从盘点一直到切换后的一周，让新平台上的第一个周一平安无事。

第 1 步：邮件迁移清单从盘点开始

在选定日期之前，先写下所有使用您域名收发邮件的对象：

  • 每个用户邮箱及其大致大小。
  • 别名、info@ 或 billing@ 这类共用地址、通讯组列表和转发规则。
  • 共享日历、会议室日历和邮箱之间的委派访问。
  • 发送邮件的设备和服务：复印机和扫描仪、网站联系表单、开票或 CRM 软件、报警面板。
  • 本地存档，例如保存在个人电脑上的 PST 文件。
  • 您的 DNS 托管在哪里，谁能登录。

还要注明谁拥有当前系统的管理员权限。有了管理员账户，迁移工具就能读取每个邮箱，而无需收集员工的密码。在进行迁移到 Microsoft 365 或 Google Workspace 的邮件迁移之前，我们索要的也是同样的清单。

第 2 步：选择邮件的迁移方式

要迁移邮件到 Microsoft 365，Microsoft 在其邮箱迁移指南中记录了几种途径：

  • 从 Exchange 服务器进行的直接切换迁移，可迁移邮件、日历和联系人。Microsoft 允许以这种方式迁移最多 2,000 个邮箱，但认为 150 个或更少才是更合理的规模。
  • 从网站主机和其他 IMAP 系统进行的 IMAP 迁移。它只复制邮件文件夹；联系人、日历和任务必须另行迁移。Microsoft 列出的限制是每个邮箱 500,000 项，最大的单封邮件为 35 MB。
  • 从 Google Workspace 中的 Gmail 进行的 Google Workspace 迁移，可带过来邮件、日历和联系人。
  • 当大量旧邮件存放在 PST 文件中时，通过 Microsoft 导入服务进行的 PST 导入。

要迁移邮件到 Google Workspace，管理控制台中的 Google 数据导入工具可以从 Exchange Online 复制邮件、日历和联系人，并从 IMAP 提供商复制邮件。无论哪个方向，从网站主机的邮箱迁出都是小企业最常见的情形，也是联系人和日历最常被遗忘的情形。

第 3 步：切换前准备 DNS

在切换前一两天，把 MX 记录的 DNS TTL 调低，例如调到几分钟。TTL 告诉其他服务器可以把旧答案缓存多久；值短，更改就能很快生效，也能很快撤回。在 DNS 面板中时，添加新提供商要求的验证记录，让它能确认您拥有该域名。

切换当晚，把 MX 记录更改为新提供商给出的值，并删除旧的记录。让新旧 MX 条目并存，会使收到的邮件分散在两个系统之间。如果迁移到 Microsoft 365，还要添加 autodiscover 记录；Outlook 借助它，无需手动设置服务器就能找到新邮箱。

第 4 步：新平台上的 SPF、DKIM 和 DMARC

邮件认证决定您的邮件是进入收件箱还是垃圾邮件文件夹。Gmail 的电子邮件发件人指南要求所有发件人使用 SPF 或 DKIM，并要求批量发件人同时使用 SPF、DKIM 和 DMARC。

  • SPF 记录。一个域名只能发布一条 SPF 记录。请把新提供商与其他所有以您的域名发信的服务合并到这条记录里，并保持在 SPF 标准允许的十次 DNS 查询之内。
  • DKIM 签名。在新的管理控制台中开启 DKIM 签名，并发布它生成的密钥。Microsoft 365 使用两条 CNAME 记录；Google Workspace 给您一条 TXT 记录。
  • DMARC 策略。先从监控策略 (p=none) 和一个报告地址开始，阅读几周的报告，待所有合法发件人都通过之后，再改为隔离或拒绝。

如果您域名的 DNS 分散在域名注册商、网站主机和以前的 IT 提供商那里，请先理清；我们的 DNS 配置与管理服务可处理这类记录。

第 5 步：切换日与之后的一周

  1. 在切换前的几天里，在后台复制较早的邮件，这样只剩最近的邮件需要迁移。
  2. 更改 MX 记录，然后进行最后一次同步，以捕获期间到达旧服务器的邮件。
  3. 把 Outlook、手机和平板连接到新账户，并重新建立收件箱规则、签名和共享日历。
  4. 从您在第 1 步中列出的每台复印机、表单和应用程序发送一封测试邮件。
  5. 让旧服务保持一段时间，并在取消之前检查其中有没有漏网的邮件。
  6. 为新邮箱设置备份，因为云平台只会在有限的时间内保留已删除的项目。

常见问题：邮件迁移清单

邮件迁移需要多长时间？

这取决于邮箱的数量和大小，以及旧服务器放出数据的速度。由于较早的邮件在切换前就已复制，切换本身可以在一个晚上完成，而多年邮件的后台复制可能要运行好几天。

更换提供商时会丢邮件吗？

只要迁移经过规划就不会：先复制，更改 MX 记录，再次同步，并逐个文件夹核对项目数量。常见的缺口是个人电脑上的 PST 文件，以及 IMAP 迁移遗留下来的联系人和日历。

我们的扫描仪和网站表单还能继续发邮件吗？

要在重新配置之后才行。通过旧服务器发信的设备需要新提供商的设置，而使用纯用户名和密码登录的旧设备，可能需要中继或其他发送方式，因为 Microsoft 和 Google 一直在逐步淘汰这种登录方式。请查看您所用型号当前的厂商文档。

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