办公电子设备清理清单

办公室关闭、搬迁或缩减时，家具有安排，电子设备只能拿到剩下的时间。遗留问题恰恰藏在这里：公司实际上并不拥有的设备、看起来不像电脑却存有数据的设备，以及钥匙交还很久之后仍在扣费的账户。这份办公室搬迁清单按需要完成的先后顺序，梳理关闭、搬迁或缩减办公室时涉及电子设备的工作。这是实用指南，不构成法律意见。

1. 巡视整个空间，列出每台设备

逐个房间检查，包括杂物间、桌子底下，以及安装在墙上或天花板内的东西。对每一件物品，记下它是什么、如果存储数据则记下序列号、归谁所有，以及去向：保留、搬走、送到家庭办公室、出售、归还、回收或销毁。常见的有：

• 办公桌旁：电脑、显示器、扩展坞、耳麦和桌面电话。
• 公共区域：复印机和多功能一体机、标签和小票打印机、会议室屏幕和摄像头。
• 网络机柜：网络服务商的调制解调器或网关、防火墙、交换机、配线架、Wi-Fi 无线接入点、服务器或 NAS，以及 UPS。
• 安防和楼宇系统：摄像机录像机、摄像头、门禁控制器和报警面板。
• 前台：刷卡终端、支票扫描仪和邮资机。
• 抽屉里：U 盘、外置备份硬盘、旧手机和散落的电池。

2. 把不属于您的设备分出来

典型办公室里相当一部分设备属于别人，需要归还，而不是丢弃。

• 租赁的复印机。按出租方的归还流程办理，并尽早预约归还。FTC 的数码复印机数据安全指南建议向制造商、经销商或维修公司询问如何保护硬盘：有些会把硬盘拆下交给您，有些会覆写数据，通常需要额外收费。不要自己拆硬盘，否则可能使机器无法使用并违反租约。
• 邮资机。根据 USPS《国内邮件手册》，邮资机只能租用或租赁，不得购买、出售或转售，租赁或租用协议结束时必须交还给提供商。它们要退回提供商，绝不能进入回收。
• 网络服务商的设备。调制解调器、网关和光纤终端通常是服务商的财产。请查看您的账户，问清楚他们要求如何归还，并保留收据。
• 刷卡终端、租赁的电话系统和报警设备。在拔掉任何东西之前，先阅读商户协议、租约和监控合同。
• 房东的财产。布线，有时还有无线接入点，可能属于大楼。

3. 在任何设备离开之前保护好数据

• 做一次最终备份，涵盖服务器、共享文件夹以及即将离开的人的电脑，并检查它确实能够还原。
• 确定归档需要保存多久。IRS 表示，大多数情况下记录要保存三年，某些情况下更久，而雇佣税记录在税款到期或缴纳之后至少要保存四年。您的会计师或律师可以告诉您还有哪些规定适用于您的企业。
• 找出看起来不像电脑却存储数据的设备：复印机、摄像机录像机、防火墙、VoIP 电话和网络存储。每一台在离开您的控制之前，都需要擦除数据或销毁其存储设备。

4. 需要注销、转移或保留的账户和服务

1. 电话号码。如果想保留号码，请在取消任何服务之前先办理转入。FCC 关于号码转移的消费者指南提醒，在新服务开通之前，不要终止现有运营商的服务。别忘了传真线路，以及报警面板使用的任何线路。
2. 互联网服务。把取消日期定在最后一个工作日之后，并且在设备已归还之后。
3. 域名。即使办公室要关闭，也请继续续费（见下面最后一个问题）。
4. Microsoft 365 或 Google Workspace。移除已离职人员的许可证。如果要完全终止订阅，请先导出需要的内容：Microsoft 表示，取消企业订阅后留下的数据可能在 90 天后被删除，并将在取消后最迟 180 天内删除。
5. 与特定电脑绑定的软件。许多桌面程序限制可激活的机器数量。请在旧电脑被擦除之前停用其上的许可证，否则新电脑可能无法激活。
6. 按设备计费的订阅：摄像头云存储、报警监控、远程访问工具、备份代理和设备管理席位。
7. 您的地址在所有出现的地方：网站、您的 Google 商家资料、发票和供应商门户。

5. 网络设备、布线和服务器机柜

如果网络要随您一起搬迁，请在拔掉任何东西之前导出防火墙和交换机的配置，并给机架拍照。如果不搬，请在防火墙、路由器、交换机和无线接入点离开之前将其恢复出厂设置，因为它们存有 Wi-Fi 密码、VPN 密钥和管理员账户。云管理的设备也要从您的管理门户中移除，否则下一个使用者可能无法使用。布线如何处理取决于租约。

6. 哪些东西不能进垃圾箱

清理通常会配一个垃圾箱或一家清运公司，而电子设备恰恰不能放在那里。在加州，废弃的电脑、显示器、手机、打印机、电池和荧光灯管都受到监管，不能丢进垃圾。请把它们与普通杂物分开，并将任何鼓包或损坏的电池单独放置。我们的指南加州企业电子垃圾规定说明了哪些类别适用，以及企业电子垃圾可以合法送往哪里。

7. 清运当天与文件记录

清运当天，随着物品离开，在清单上逐项划掉；如果租约要求空置交还，还要与房东或大楼管理人员最后巡视一遍。请用一个文件夹保存：最终清单和每件物品的处置结果、租赁公司和网络服务商的归还收据、数据销毁记录、回收文件和最终账单。如果日后有以前的客户或审计人员询问某台存有他们记录的电脑下落如何，这个文件夹就是答案。

常见问题：办公电子设备清理清单

企业在加州应如何处置旧办公设备？

先分类。租赁的和服务商所有的设备要退还给所有者，能用的设备在清除数据后可以出售或捐赠，其余的交给授权的电子垃圾处理机构，而不是扔进垃圾桶或垃圾箱。

归还租赁复印机时，复印机硬盘会怎样？

除非另有安排，复印机的硬盘会随机器一起离开。归还之前，请询问经销商或租赁公司是覆写硬盘，还是拆下后交给您，并让对方以书面形式答复。

关闭办公室时需要归还互联网调制解调器吗？

如果它属于服务商，就需要。请查看您的账户或合同，问清楚服务商要求如何归还，并把收据与最终账单一起保存。

关闭办公室后应该保留域名吗？

应该，至少在客户、供应商和旧发票仍然指向它的期间要保留。过期的域名可能被别人注册，这样发往您原来地址的邮件就会被对方收到。

要在长滩（Long Beach）、港区或南湾一带关闭、搬迁或缩减办公室？我们的办公电子设备清理页面介绍了这项服务，办公室 IT 搬迁负责随您一起搬走的设备，留下的东西则可以通过电脑回收与电子垃圾上门回收处理。告诉我们办公室在哪里、您什么时候必须搬出，以及里面大致有什么，我们可以和您一起规划电子设备方面的工作。