¿Qué pasa con las computadoras de oficina recicladas?

Las computadoras de escritorio retiradas, una pila de monitores y una caja de laptops salen de la oficina en un carretón y, para la mayoría de las empresas, es lo último que vuelven a ver de ellas. Qué pasa con las computadoras de oficina recicladas después de que se va el camión determina dos cosas que a usted todavía le importan: si sus datos realmente desaparecieron y si el equipo se manejó como California lo exige. Esta guía sigue un lote típico de computadoras de empresa desde el almacén hasta la fundición, con las preguntas que conviene hacer en cada etapa y los registros que vale la pena conservar.

Antes de la recolección: decida para qué sirve cada equipo

El recorrido empieza en su propia oficina. Un inventario breve evita discusiones después: cuente los artículos por tipo y anote el número de serie de todo lo que almacena datos, es decir, computadoras de escritorio, laptops, servidores, almacenamiento en red y copiadoras con discos internos. Luego asigne un destino a cada equipo:

• Reúso dentro de la empresa, como repuesto, equipo de capacitación o PC de recepción.
• Reventa, para equipos recientes que funcionan.
• Reciclaje, para todo lo que sea viejo, esté dañado o ya no tenga soporte.

Decida al mismo tiempo cómo se manejará cada disco: borrado antes de salir, borrado por el procesador, o extraído y destruido. Nuestra guía sobre cómo borrar los datos antes de reciclar computadoras y teléfonos explica qué método conviene a cada tipo de disco.

Recolección: donde empieza la cadena de custodia

La cadena de custodia es simplemente un registro de quién tuvo su equipo y cuándo. Comienza en su puerta. Una recolección cuidadosa se ve así: los artículos se cuentan con alguien de su oficina presente, los discos sueltos viajan en un contenedor cerrado con llave o sellado, y usted firma un documento de recolección que muestra la fecha, la cantidad de artículos de cada tipo y los números de serie de los dispositivos que contienen datos. Conserve su copia. Si más adelante una cifra no coincide, esa hoja es con lo que se compara.

Manejo de datos: antes de las pruebas y antes del desmontaje

En una instalación bien administrada, el almacenamiento se atiende antes de probar un equipo para revenderlo o de enviarlo a desarmar. Los discos de las máquinas que se reutilizarán se sanitizan y se verifican. Los discos que han fallado, o que están en máquinas destinadas a chatarra, normalmente se extraen y se trituran. Sin embargo, el negocio principal de una recicladora es recuperar materiales, así que no dé por hecho que la destrucción de datos forma parte del trato. Pregunte dónde y cuándo ocurre, qué pasa con los discos que no se pueden borrar y si el registro enumera cada número de serie. Si las respuestas son vagas, borre o retire los discos antes de la recolección.

Pruebas y clasificación: una segunda vida o materias primas

Después, el equipo se prueba y se clasifica por grado. A partir de aquí, cada dispositivo sigue uno de dos caminos.

El camino del reúso

Las computadoras que funcionan y son relativamente recientes se limpian, se les instala un sistema operativo nuevo y se revenden, a menudo a otras empresas, escuelas o reacondicionadores. Las piezas que aún sirven, como memoria, unidades de estado sólido, fuentes de poder y pantallas, pueden recuperarse de equipos que no se pueden vender completos. El reúso conserva la mayor parte del valor de un equipo y es el mejor resultado ambiental, por eso los buenos procesadores prueban antes de triturar.

El camino de los materiales

Todo lo demás se desarma. Las piezas peligrosas salen primero, normalmente a mano:

• Baterías: los paquetes de las laptops, la pila de botón de la tarjeta madre y las baterías de los UPS.
• Vidrio con plomo de los monitores CRT antiguos, que va con manejadores especializados.
• Lámparas de retroiluminación con mercurio de los monitores LCD y las laptops más antiguos, fabricados antes de que se impusiera la retroiluminación LED.

El resto se separa en corrientes: tarjetas de circuitos, que contienen cobre y pequeñas cantidades de oro, plata y paladio; acero y aluminio de las carcasas y los armazones; cobre de los cables y las fuentes de poder; y plásticos. Gran parte de esto se tritura y luego se clasifica mecánicamente, con imanes y otros equipos de separación que apartan los metales.

Río abajo: adónde van a parar los materiales

Una recicladora rara vez procesa todo por sí misma. Los materiales clasificados se venden "río abajo": las tarjetas de circuitos a refinerías de metales preciosos, los metales a fundiciones y acerías, los plásticos a procesadores. Algunos de esos compradores están fuera de California y otros fuera de Estados Unidos. Eso no es automáticamente un problema, pero es la parte del recorrido que usted no ve, así que merece una pregunta. En California, los manejadores que exportan dispositivos electrónicos deben notificar al Department of Toxic Substances Control (DTSC).

Cómo verificar a la empresa que se llevará su equipo

Al elegir un servicio de reciclaje de electrónicos para empresas, unas cuantas preguntas distinguen a un manejador legítimo de desechos electrónicos de un transportista con un camión:

1. ¿Ha notificado al DTSC como manejador de desechos electrónicos? Las empresas que aceptan desechos electrónicos de otras fuentes deben notificar al DTSC al menos 30 días antes de empezar a hacerlo.
2. ¿Qué instalación procesa el equipo y está certificada? La EPA de EE. UU. recomienda usar recicladores de electrónicos certificados y menciona dos estándares acreditados: R2, publicado por Sustainable Electronics Recycling International, y e-Stewards, creado por la Basel Action Network, que prohíbe exportar desechos electrónicos peligrosos a países en desarrollo. Pida ver el certificado y verifique qué instalación y qué actividades cubre.
3. ¿Qué pasa con los discos y qué registro recibiremos?
4. ¿Sale del país alguna parte del material?
5. ¿Podemos ver documentos de muestra antes de reservar?

Los documentos que una empresa debe conservar

• El documento de recolección firmado, con cantidades y números de serie.
• Un registro de sanitización o destrucción de datos que enumere cada disco o dispositivo por número de serie, con el método y la fecha.
• Un certificado o recibo de reciclaje de la instalación, que muestre qué recibió y cuándo. Demuestra adónde fue el hardware, no qué pasó con los datos, así que no sustituye el registro anterior.
• Un estado de liquidación si se vendió parte del equipo.
• Su registro de activos actualizado, con cada equipo retirado marcado con su fecha, su resultado y una referencia a los documentos.

Archívelos juntos. Son lo que se muestra a un cliente, a un auditor o en un cuestionario de seguro cibernético que pregunta cómo se manejan los equipos viejos. El tiempo que debe conservarlos depende de las reglas de retención que siga su empresa. Los consultorios médicos y dentales sujetos a HIPAA, por ejemplo, deben conservar durante seis años la documentación que exige la Security Rule.

Preguntas frecuentes: qué pasa con las computadoras de oficina viejas cuando se reciclan

¿Adónde van las computadoras recicladas?

Primero a un recolector o procesador, donde se cuentan, se prueban y se clasifican. Las máquinas que funcionan se reacondicionan y se revenden. El resto se desmonta, y los metales, las tarjetas de circuitos y los plásticos separados se venden a fundiciones, refinerías y procesadores.

¿Los recicladores borran los discos duros?

Algunos lo incluyen y otros no, así que nunca lo dé por hecho. Pregunte cómo se manejan los discos y qué registro recibirá, o borre o retire usted mismo los discos antes de que el equipo salga.

¿Qué es un certificado de reciclaje?

Un documento de la recicladora que confirma que recibió su equipo en una fecha determinada y lo procesó. Es distinto de un certificado de destrucción de datos, que enumera los discos por número de serie y el método utilizado. La mayoría de las empresas quiere ambos.

¿Los electrónicos reciclados se envían al extranjero?

Parte del equipo usado y de los materiales recuperados se exporta para reúso o refinación. California exige que los manejadores que exportan dispositivos electrónicos notifiquen al DTSC, y el estándar e-Stewards prohíbe exportar desechos electrónicos peligrosos a países en desarrollo. Pregunte directamente a su recicladora adónde van sus materiales.

¿Va a despejar equipo retirado en cualquier punto, de Long Beach y Signal Hill a San Pedro y el South Bay? Nuestra página de reciclaje de computadoras y recolección de desechos electrónicos explica cómo manejamos el equipo de las empresas, la trituración de discos duros y destrucción de datos cubre los discos que necesitan algo más que un borrado, y la disposición de activos de TI describe cómo se evalúan para reventa las máquinas más recientes. Solicite una cotización con una lista aproximada o algunas fotos, y pregúntenos qué registros incluye cada opción.