La mayoría de las mudanzas de oficina se planean en torno a la fecha del contrato de arrendamiento y al camión de mudanzas. La parte tecnológica corre con otro reloj. La línea de internet de la nueva dirección, los números de teléfono, el cableado de red y el servidor dependen de proveedores externos o de trabajos que deben estar terminados antes de que lleguen los muebles. Esta lista de TI para mudanza de oficina ordena el trabajo en la secuencia en que debe ocurrir, para pequeñas oficinas desde Long Beach y San Pedro hasta el resto del condado de Los Ángeles.

Empiece por la línea de internet, no por la fecha de la mudanza

Lo que más suele retrasar una mudanza es la conexión a internet de la nueva dirección. Hay que contratar un circuito comercial nuevo, es posible que el proveedor tenga que llevar el servicio hasta el edificio, y la fecha de instalación la fija el proveedor, no usted. Hágalo en cuanto firme el contrato de arrendamiento, aunque la mudanza sea dentro de varios meses. Mantenga activo el servicio anterior hasta que la nueva oficina lleve funcionando unos días. Pregunte al propietario o al administrador del edificio por dónde entra la línea del proveedor (normalmente un cuarto de telecomunicaciones o "demarc" en la planta baja) y si el cableado del inquilino anterior entre ese cuarto y su suite sigue en su lugar y se puede usar.

La lista de TI para mudanza de oficina, fase por fase

En cuanto se firme el contrato de arrendamiento

  • Contrate el servicio de internet para la nueva dirección y pida por escrito la fecha de instalación. Si usa una dirección IP estática, solicítela desde ahora.
  • Hable con su proveedor de telefonía sobre el traslado o la portabilidad de sus números, incluidas las líneas de fax y de alarma.
  • Recorra el nuevo espacio con el plano: escritorios, impresoras, un lugar ventilado y con electricidad para el rack de red, y la ubicación de los puntos de acceso Wi-Fi.
  • Decida qué no se muda. Computadoras cerca del final de su vida útil, un servidor viejo, una impresora que a nadie le gusta: retirarlos ahora cuesta menos que trasladarlos y configurarlos dos veces.

Cuando el plano esté definitivo

  • Programe el cableado de red para que se instale antes de que los escritorios y los gabinetes bloqueen las paredes. Planee más puntos de red de los que necesita hoy, incluso para impresoras, puntos de acceso, cámaras y controles de puertas.
  • Haga un inventario de cada dispositivo: computadoras, monitores, docks, impresoras, el firewall, switches, puntos de acceso, teléfonos, el servidor o NAS, grabadores de cámaras y todo lo demás que esté conectado a la red. Anote el modelo y el número de serie.
  • Haga una lista de los ajustes que fallan sin avisar después de una mudanza: registros DNS que apuntan a la dirección IP pública de la oficina, configuraciones de VPN en las laptops, listas de IP permitidas en bancos, procesadores de pagos y aplicaciones en la nube, impresoras con direcciones IP fijas, y las funciones de escaneo a correo o a carpeta de las copiadoras.

Dos semanas antes de la mudanza

  • Haga una copia de seguridad del servidor y de las PC clave y luego compruebe que la copia funciona restaurando unos cuantos archivos reales.
  • Exporte las configuraciones del firewall, los switches y el sistema telefónico, y fotografíe el rack y el cableado detrás de los escritorios antes de desconectar nada.
  • Etiquete todo con su destino, como el número de escritorio o la sala, y ponga una etiqueta igual en las fuentes de poder y los docks. Guarde el cargador de cada laptop en la misma bolsa que la laptop.
  • Avise al personal qué esperar: cuándo cerrar sesión, qué llevarse a casa y a quién llamar la primera mañana.

Día (o noche) de la mudanza

  • Apague en orden: primero las estaciones de trabajo, luego el servidor y el almacenamiento, y al final la red. Los servidores y los equipos NAS viajan como bultos separados y acolchados, no en la carga general de muebles.
  • Encienda todo en el orden inverso: internet y firewall, switches y Wi-Fi, luego servidores y almacenamiento, y después estaciones de trabajo, impresoras y teléfonos.
  • Pruebe cada escritorio: inicio de sesión, unidades compartidas, correo, la aplicación principal del negocio, impresión, escaneo, y una llamada entrante y otra saliente en cada teléfono.

Las dos primeras semanas después

  • Tenga a alguien en sitio la primera mañana de trabajo, cuando aparecen el segundo monitor y el controlador del escáner.
  • Actualice su documentación: el nuevo diseño de la red, las direcciones IP, dónde está el demarc y a qué proveedor llamar para cada cosa.
  • Cancele los servicios anteriores solo cuando los nuevos hayan funcionado sin problemas, y recoja cualquier equipo que siga en la dirección anterior.
  • Retire lo que quedó atrás. Si el contrato exige devolver el espacio vacío, eso puede incluir el cableado viejo y el rack de red. Borre o destruya los discos de todo lo que no se mude antes de reciclarlo.

Teléfonos y 911: el paso que la gente olvida

Si su oficina usa VoIP o un sistema telefónico de varias líneas, trasladar los teléfonos es más que conectarlos. Las reglas adoptadas por la FCC en virtud de la Kari's Law y la RAY BAUM'S Act exigen que los sistemas telefónicos de varias líneas permitan al personal marcar 911 directamente y que envíen una "ubicación despachable" con la llamada al 911: la dirección postal más datos como el piso o la suite. Después de una mudanza, confirme con su proveedor de telefonía que cada línea muestre la nueva dirección y suite, no la anterior. Las líneas telefónicas tradicionales funcionan de otra manera: la compañía traslada o porta cada número según su propio calendario, por lo que la solicitud debe hacerse mucho antes del día de la mudanza.

¿Debe viajar el servidor viejo?

Una mudanza es un buen momento para preguntarse si el servidor debe mudarse siquiera. Si ya no tiene garantía, ejecuta un sistema operativo cercano al fin del soporte, o solo hace una o dos tareas, como compartir archivos o alojar una base de datos de contabilidad, puede ser más sencillo migrar primero esas tareas y retirar el equipo que transportarlo, volver a montarlo en el rack y esperar que encienda. Si se muda, la lista de reubicación de servidores es corta: haga una copia de seguridad y verifíquela, apáguelo correctamente y trasládelo con su equipo de TI, no en el camión de la mudanza.

Preguntas frecuentes: lista de TI para mudanza de oficina

¿Con cuánta anticipación debemos planear la parte de TI de una mudanza de oficina?

Desde el día en que se firma el contrato de arrendamiento. La contratación de internet y la transferencia de los números de teléfono dependen de proveedores externos y rara vez son rápidas, y el equipo de cableado necesita las paredes antes que los muebles. Trasladar los equipos suele ser la parte más corta del proyecto.

¿Cómo se trasladan las líneas telefónicas de la oficina a una nueva ubicación?

Si sus teléfonos son VoIP alojados, lleve los auriculares, conéctelos a la nueva red y pida al proveedor que cambie la dirección de servicio y la ubicación de 911 registrada para cada línea. Si todavía tiene líneas tradicionales, solicite con anticipación el traslado o la portabilidad del número a la compañía, porque se programa de su lado. En ambos casos, haga una llamada entrante y otra saliente en cada teléfono la primera mañana.

¿Se puede mudar la TI de una oficina sin tiempo de inactividad?

La mayoría de las oficinas pequeñas se mudan en una tarde-noche o en un fin de semana para no afectar la semana laboral. Tener internet, firewall y Wi-Fi funcionando en el nuevo espacio antes del día de la mudanza, y mantener servicios en la nube como el correo independientes de la red de la oficina, acorta la interrupción.

¿Qué equipos de TI debemos dejar atrás?

Todo lo que de todos modos reemplazaría en un año: computadoras que no pueden ejecutar Windows 11, impresoras con contratos de servicio costosos y servidores cuyas tareas podrían pasar a un equipo más nuevo o a la nube. Borre o destruya el almacenamiento de esos dispositivos antes de reciclarlos o venderlos.

¿Planea una mudanza en Long Beach, San Pedro u otra zona del condado de Los Ángeles? Nuestra página de reubicación de TI de oficina explica cómo nos encargamos de la parte tecnológica de una mudanza, y nuestro servicio de configuración de red para pequeñas empresas puede dejar listo el nuevo espacio antes de que llegue. Los equipos que prefiera no trasladar pueden pasar por nuestra limpieza de equipos electrónicos de oficina. Envíenos la fecha de su mudanza y las dos direcciones y le ayudaremos a planear la parte de TI.