Lista kontrolna: opróżnianie biura z elektroniki

Gdy biuro się zamyka, przenosi lub kurczy, meble dostają plan, a elektronika to, co zostanie z czasu. Tam kryją się luźne końce: sprzęt, który nie należy do firmy, dane na urządzeniach niewyglądających jak komputery i konta, które nadal naliczają opłaty długo po oddaniu kluczy. Ta lista kontrolna przeprowadzki biura porządkuje elektroniczną stronę zamknięcia, przeprowadzki lub redukcji w kolejności, w jakiej trzeba to zrobić. To praktyczne wskazówki, a nie porada prawna.

1. Obejdź pomieszczenia i spisz każde urządzenie

Idź pokój po pokoju, łącznie ze schowkami, przestrzenią pod biurkami i wszystkim, co wisi na ścianach lub jest nad płytami sufitu. Przy każdej rzeczy zanotuj, czym jest, jej numer seryjny, jeśli przechowuje dane, do kogo należy i dokąd trafia: zostaje, jedzie z nami, idzie do domowego biura, jest sprzedawana, zwracana, oddawana do recyklingu lub niszczona. Typowe znaleziska:

• Przy biurkach: komputery, monitory, stacje dokujące, słuchawki i telefony stacjonarne.
• Części wspólne: kopiarki i drukarki wielofunkcyjne, drukarki etykiet i paragonów, ekrany i kamery w salach konferencyjnych.
• Szafa sieciowa: modem lub brama dostawcy internetu, firewall, switche, panel krosowy, punkty dostępowe Wi-Fi, serwer lub NAS oraz UPS.
• Systemy bezpieczeństwa i budynku: rejestrator kamer, kamery, kontrolery dostępu do drzwi i centrala alarmowa.
• Recepcja: terminale kart, skanery czeków i frankownica.
• Szuflady: dyski USB, zewnętrzne dyski z kopiami, stare telefony i luźne baterie.

2. Wydziel to, czego nie jesteś właścicielem

Spora część sprzętu w typowym biurze należy do kogoś innego i musi wrócić, a nie wylecieć.

• Zwrot leasingowanej kopiarki. Postępuj według procedury zwrotu leasingodawcy i zarezerwuj zwrot z wyprzedzeniem. Poradnik FTC o bezpieczeństwie danych w kopiarkach cyfrowych radzi zapytać producenta, dealera lub serwis o zabezpieczenie dysku twardego: niektórzy go wyjmą i oddadzą Ci, inni nadpiszą, zwykle za dodatkową opłatą. Nie wyjmuj dysku sam, bo możesz uniemożliwić używanie maszyny i naruszyć umowę leasingu.
• Frankownice. Według USPS Domestic Mail Manual frankownice są wynajmowane lub leasingowane, nie można ich kupować, sprzedawać ani odsprzedawać, a po zakończeniu umowy leasingu lub najmu trzeba je oddać dostawcy. Wracają do dostawcy, nigdy do recyklingu.
• Sprzęt dostawcy internetu. Modemy, bramy i terminale światłowodowe często są własnością dostawcy. Sprawdź swoje konto, zapytaj, jak chcą je odebrać, i zachowaj pokwitowanie.
• Terminale kart, leasingowane centrale telefoniczne i sprzęt alarmowy. Przeczytaj umowę z akceptantem płatności, leasing i umowę monitoringu, zanim cokolwiek zostanie odłączone.
• Mienie wynajmującego. Okablowanie, a czasem także punkty dostępowe, mogą należeć do budynku.

3. Zabezpiecz dane, zanim cokolwiek wyjedzie

• Zrób ostatnią kopię zapasową serwera, folderów współdzielonych i komputerów osób, które odchodzą, i sprawdź, czy da się ją faktycznie odtworzyć.
• Ustal, jak długo trzeba przechowywać archiwum. IRS mówi, by w większości przypadków przechowywać dokumentację przez trzy lata, w niektórych sytuacjach dłużej, a dokumentację podatków od zatrudnienia co najmniej cztery lata od terminu płatności podatku lub jego zapłaty. Twój księgowy lub prawnik powie, co jeszcze dotyczy Twojej firmy.
• Znajdź urządzenia, które przechowują dane, a nie wyglądają jak komputery: kopiarki, rejestratory kamer, firewalle, telefony VoIP i pamięci sieciowe. Każde z nich trzeba wymazać albo zniszczyć jego pamięć, zanim opuści Twoją kontrolę.

4. Konta i usługi do anulowania, przeniesienia lub zachowania

1. Numery telefonów. Jeśli chcesz zachować numer, przenieś go, zanim cokolwiek anulujesz. Poradnik FCC dla konsumentów o przenoszeniu numeru ostrzega przed zakończeniem usługi u dotychczasowego operatora, zanim nowa usługa zostanie uruchomiona. Pamiętaj o liniach faksu i każdej linii używanej przez centralę alarmową.
2. Usługa internetowa. Ustal datę anulowania po ostatnim dniu pracy i po zwrocie sprzętu.
3. Nazwa domeny. Odnawiaj ją dalej, nawet jeśli biuro się zamyka (zobacz ostatnie pytanie poniżej).
4. Microsoft 365 lub Google Workspace. Usuń licencje osób, które odeszły. Jeśli całkiem kończysz subskrypcję, najpierw wyeksportuj to, czego potrzebujesz: Microsoft podaje, że dane pozostawione po anulowaniu subskrypcji biznesowej mogą zostać usunięte po 90 dniach i zostaną usunięte najpóźniej 180 dni po anulowaniu.
5. Oprogramowanie powiązane z konkretnymi komputerami. Wiele programów desktopowych ogranicza liczbę maszyn, na których można je aktywować. Dezaktywuj licencję na starym komputerze, zanim zostanie wymazany, bo nowy może odmówić aktywacji.
6. Subskrypcje przypisane do urządzeń: chmurowe przechowywanie nagrań z kamer, monitoring alarmowy, narzędzia dostępu zdalnego, agenci kopii zapasowych i licencje zarządzania urządzeniami.
7. Twój adres wszędzie, gdzie występuje: strona internetowa, Google Business Profile, faktury i portale dostawców.

5. Sprzęt sieciowy, okablowanie i szafa serwerowa

Jeśli sieć przenosi się razem z Tobą, wyeksportuj konfiguracje firewalla i switchy i sfotografuj szafę rack, zanim cokolwiek zostanie odłączone. Jeśli nie, przywróć firewalle, routery, switche i punkty dostępowe do ustawień fabrycznych przed wyjazdem, bo przechowują hasła Wi-Fi, klucze VPN i konta administratora. Usuń też urządzenia zarządzane z chmury z portalu zarządzania, bo następny właściciel może nie być w stanie ich używać. To, co stanie się z okablowaniem, zależy od umowy najmu.

6. Czego nie wolno wyrzucać do kontenera

Przy opróżnianiu biura zwykle pojawia się kontener lub firma wywożąca graty i właśnie tam elektronika nie może trafić. W Kalifornii wyrzucone komputery, monitory, telefony, drukarki, baterie i świetlówki są regulowane i nie wolno ich wyrzucać do śmieci. Trzymaj je osobno od zwykłych odpadów, a spuchniętą lub uszkodzoną baterię odłóż osobno. Nasz poradnik o kalifornijskich przepisach o e-odpadach dla firm wyjaśnia, które kategorie obowiązują i dokąd firmowe e-odpady mogą legalnie trafić.

7. Dzień wywózki i dokumenty

W dniu wywózki odhaczaj pozycje z inwentarza, gdy opuszczają biuro, i zrób ostatni obchód z wynajmującym lub zarządcą budynku, jeśli umowa wymaga zwrotu pustego lokalu. Trzymaj jeden folder z ostateczną inwentaryzacją i losem każdej pozycji, pokwitowaniami zwrotu od firmy leasingowej i dostawcy internetu, zapisami niszczenia danych, dokumentami recyklingu i ostatnimi rachunkami. Jeśli były klient lub audytor zapyta później, co stało się z komputerem, na którym były jego dane, ten folder jest odpowiedzią.

Najczęściej zadawane pytania: lista kontrolna opróżniania biura

Jak firma powinna pozbyć się starego sprzętu biurowego w Kalifornii?

Najpierw go posortuj. Sprzęt w leasingu i należący do dostawców wraca do właściciela, sprawny sprzęt można sprzedać lub oddać po usunięciu danych, a resztę zawieź do autoryzowanego podmiotu zajmującego się e-odpadami, a nie do śmieci czy kontenera.

Co dzieje się z dyskiem twardym, gdy zwracamy leasingowaną kopiarkę?

Jeśli nie ustalisz inaczej, dysk twardy kopiarki odjeżdża razem z maszyną. Przed zwrotem zapytaj dealera lub firmę leasingową, czy nadpiszą dysk albo wyjmą go i oddadzą Tobie, i zdobądź odpowiedź na piśmie.

Czy musimy zwrócić modem internetowy po zamknięciu biura?

Jeśli należy do dostawcy, tak. Sprawdź konto lub umowę, zapytaj, jak dostawca chce go odebrać, i zachowaj pokwitowanie razem z ostatnim rachunkiem.

Czy zachować nazwę domeny po zamknięciu biura?

Tak, przynajmniej dopóki klienci, dostawcy i stare faktury nadal na nią wskazują. Wygasłą domenę może zarejestrować ktoś inny, kto wtedy otrzymywałby pocztę wysyłaną na Twoje dawne adresy.

Zamykasz, przenosisz lub zmniejszasz biuro w rejonie Long Beach, Harbor lub South Bay? Nasza strona opróżnianie biura z elektroniki opisuje usługę, przeprowadzka IT biura dotyczy sprzętu, który jedzie z Tobą, a wszystko, co zostaje, może trafić do recyklingu komputerów i odbioru e-odpadów. Napisz, gdzie jest biuro, kiedy musisz się wyprowadzić i mniej więcej co w nim jest, a zaplanujemy z Tobą elektroniczną stronę przedsięwzięcia.