Наш чек-лист ИТ-переезда офиса перечисляет всё, что должно произойти при переезде офиса. В этой статье та же работа разложена по календарю, неделя за неделей, будь то переезд офиса в Лонг-Бич или перенос ИТ-инфраструктуры офиса в Лос-Анджелесе, и подробнее рассмотрены две части, которые чаще всего срывают переезд: серверная и телефонная система, включая перенос номеров и адрес 911 для каждой линии. Недели рассчитаны примерно на три месяца подготовки; если времени меньше, сжимайте средние недели, а не пропускайте первые.

Почему ИТ задаёт темп

Транспортную компанию обычно можно заказать за несколько недель. Интернет-канал, перенос номера и кабельную проводку так заказать нельзя, потому что эти сроки контролируют другие компании. Компания по перевозке компьютеров или обычная транспортная фирма перевезёт коробки и даже серверы, но кто-то всё равно должен задокументировать, как всё было подключено, выключить в правильном порядке, запустить по новому адресу и проверить каждое рабочее место и телефон. Именно эта работа, а не грузовик, определяет, будет ли первый понедельник обычным.

Понедельный график ИТ-переезда офиса

За 12 недель или больше до переезда

  • Решите, кто что делает: перевозчик, подрядчик по кабельной проводке, ИТ, интернет-провайдер и телефонный провайдер, а один человек координирует всех.
  • Закажите интернет по новому адресу и узнайте, где линия провайдера входит в здание.
  • Спросите у телефонного провайдера, как будут переноситься номера, и решите, остаётесь ли вы с ним или меняете.
  • Составьте список оборудования, которое не поедет, чтобы утилизировать его, а не перевозить.

За 8-10 недель

  • Спланируйте сеть: расположение стойки или шкафа с питанием и вентиляцией, трассы кабелей, точки доступа Wi-Fi и принтеры.
  • Если номера переходят к новому провайдеру, получите копию записи об обслуживании клиента (customer service record) у текущего оператора. Номер учётной записи, PIN-код, адрес услуги и уполномоченное имя в заявке на перенос должны с ней совпадать, иначе заявки отклоняются.
  • Сверьте план серверной с новым помещением: мощность линии для ИБП, охлаждение и свободный путь от погрузочной платформы.

За 6 недель

  • Запланируйте кабельную проводку так, чтобы она была закончена до привоза мебели, и закажите дополнительные коммутаторы или точки доступа.
  • Согласуйте схему маркировки, чтобы у каждого устройства, кабеля и блока питания было своё место назначения.

За 4 недели

  • Установите и проверьте новую интернет-линию, а межсетевой экран настройте там, если здание это позволяет.
  • Подайте заявку на перенос с целевой датой и оставьте старую услугу работающей.
  • Соберите все настройки, которые доверяют вашему текущему публичному IP-адресу, от банковских порталов до удалённого доступа.

За 2 недели

  • Сделайте резервную копию, докажите, что она восстанавливается, экспортируйте конфигурации устройств и сфотографируйте проводку.
  • Подтвердите бронирование грузового лифта и погрузочной платформы в обоих зданиях и сообщите сотрудникам, когда именно выходить из системы.

Неделя переезда

  • Выключите оборудование после последнего рабочего дня и запускайте новое место сначала с сети, а рабочие места в последнюю очередь.
  • Совершите входящие и исходящие звонки на каждой линии и проверьте адрес 911, указанный для каждого номера в портале провайдера, а не делайте пробные звонки на 911.

Первая неделя после

  • Обеспечьте помощь в первое утро для проблем, которые выявляются только при реальной работе.
  • Не закрывайте старые учётные записи интернета и телефонии, пока новые не проработают несколько дней.
  • Уберите всё, что осталось по старому адресу, и обновите документацию по сети.

Перенос серверной без сюрпризов

Перенос стойки — это не столько подъём, сколько точное знание того, как она снова запустится.

  • Документируйте, пока всё работает. Запишите, какой кабель идёт к какому порту, состояние RAID каждого сервера и какие службы должны запускаться первыми.
  • Сохраняйте порядок дисков. Если диски извлекаются для перевозки, подпишите каждый номером сервера и отсека. Вставленный в другом порядке массив может не подняться.
  • Проверьте питание и охлаждение на новом месте. ИБП может требовать определённой линии или типа вилки, а кладовая, которой хватало для хранения, может не справиться с теплом.
  • Перевозите стойку пустой. Серверы и системы хранения едут отдельно в мягких кейсах или с ИТ-специалистами; стойка едет пустой и снова закрепляется на новом месте.
  • Проверьте до открытия офиса. Убедитесь, что массивы исправны, резервное копирование работает и оповещения мониторинга доходят до человека.

Перенос офисной телефонной системы: оборудование и линии

Облачная VoIP-телефония

Телефонные аппараты едут вместе с компьютерами и заново регистрируются в новой сети. Внимания требует аварийный адрес. По правилам FCC, реализующим закон RAY BAUM'S Act, звонки на 911 из таких систем должны передавать определяемое местоположение (dispatchable location): подтверждённый уличный адрес и детали, такие как офис или этаж. После переезда обновите адрес 911 для VoIP для каждого номера в портале провайдера и проверьте софтфоны и сотрудников, работающих из дома, местоположение которых может обрабатываться иначе.

Локальная телефонная система

Если телефонная система — это блок в вашей стойке, она переезжает как любой сервер, но питающие её линии — нет. SIP-транки, цифровые каналы или аналоговые линии должны быть перенесены или заново настроены оператором по новому адресу, каждая со своей информацией для 911. Аналоговые линии для факсов и охранных панелей легко забыть, а лифтовые телефоны принадлежат зданию, а не вам.

Перенос номеров

Правила FCC требуют завершать простые переносы в течение одного рабочего дня, но перенос многолинейного бизнес-номера обычно ведётся как проект с более долгими сроками, которые операторы согласуют между собой. Поэтому заявка подаётся за несколько недель. Оставляйте старую услугу активной, пока все номера не будут перенесены.

Закон Кари (Kari's Law)

Закон Кари требует, чтобы многолинейные телефонные системы, проданные, сданные в аренду или установленные после 16 февраля 2020 года, позволяли любому набрать 911 напрямую, без префикса, и оповещали центральную точку, например стойку регистрации или службу охраны, о звонке на 911. После переезда убедитесь, что это оповещение доходит до кого-то по новому адресу.

Часто задаваемые вопросы: компания по перевозке компьютеров

Когда подавать заявку на перенос офисных номеров?

За несколько недель до переезда, когда новая услуга готова принять номера. Переносы многолинейных бизнес-номеров занимают дольше, чем правило одного рабочего дня для простых, а отклонённая заявка запускает отсчёт заново.

Нужно ли обновлять адрес 911 после переезда офиса?

Да. Каждая линия должна передавать новый уличный адрес и номер офиса или этаж. Проверьте его для каждого номера, включая софтфоны, в портале провайдера до первого рабочего дня в новом офисе.

Может ли обычная транспортная компания перевезти наши компьютеры и серверы?

Перевезти может, и многие перевозчики аккуратно обращаются с офисной техникой. Но обычно перевозчик не документирует подключения, не выключает системы в правильном порядке и не запускает снова серверы, сеть и телефоны. Планируйте эту работу отдельно и решите, кто будет при ней присутствовать.

Какое время лучше всего подходит для переезда ИТ офиса?

Обычно сразу после последнего рабочего дня недели, чтобы были выходные на запуск и проверку систем. Избегайте конца месяца или квартала, если финансы зависят от сервера, и длинных праздничных выходных, когда поддержка провайдеров может быть ограничена.

Переезжаете внутри Лонг-Бич или по округу Лос-Анджелес? Технологическая сторона переезда описана на нашей странице переноса ИТ-инфраструктуры офиса, новое помещение — на странице настройки сети для малого бизнеса, а оборудование, которое должно остаться, — на странице очистки офиса от электроники. Запросите расчёт стоимости, указав оба адреса и желаемую дату, и мы обсудим, какие части этого графика можем взять на себя.