Большинство малых компаний никогда не планируют аудит лицензий на ПО. Он случается сам собой: приходит уведомление о продлении на большее число мест, чем кто-либо помнит, уходящий дизайнер забирает с собой учётную запись Adobe, или вендор присылает письмо с просьбой подтвердить лицензирование. Провести аудит самостоятельно, в удобное время, дешевле и спокойнее. Этот чек-лист аудита лицензий на ПО проводит по шагам, от инвентаризации до продлений, и включает подробности по Microsoft 365 и Adobe, на которых спотыкается большинство офисов.

Шаг 1: инвентаризация установленного ПО и подписок

Начните с двух списков. Первый — что работает в вашей компании: установленные программы на каждом компьютере и облачные сервисы, в которые входят сотрудники. Средства управления устройствами и многие консоли безопасности умеют экспортировать список установленного ПО; облачные приложения помогут найти журналы входа, отчёты о расходах и короткий опрос сотрудников. Второй список — за что вы платите: каждая подписка, лицензионный ключ и договор с датой продления и ответственным лицом.

Включите то, что легко забыть: плагины и шрифты, дополнения к бухгалтерскому ПО и ПО для дизайна, серверное ПО вроде Windows Server и клиентские лицензии доступа к нему, а также приложения, оплаченные личными картами и проведённые как расходы.

Шаг 2: сопоставьте установки с правами на использование лицензий

Права на использование лицензий — это то, что ваши договоры позволяют использовать: сколько пользователей или устройств, какие редакции и на каких условиях. Сопоставьте каждую установку и каждого пользователя с правом на использование, и разрывы проявятся с обеих сторон. ПО, которое используется без подходящей лицензии, — риск несоответствия, а оплаченные и неиспользуемые лицензии — потери. Храните подтверждения рядом: счета, подтверждения заказов и номера договоров. Соответствие лицензиям на ПО держится на документах, а покупка, которую нельзя показать, при проверке всё равно что не существует.

Шаг 3: чистка лицензий Microsoft 365

Именно в Microsoft 365 большинство малых офисов находят деньги. Чистка лицензий Microsoft 365 обычно выявляет:

  • Неиспользуемые лицензии Microsoft 365, по-прежнему назначенные людям, которые ушли несколько месяцев назад. Если почтовый ящик нужно сохранить, преобразуйте его в общий и затем снимите лицензию.
  • Общие адреса с собственной лицензией, например info@ или orders@, которым как общим почтовым ящикам в пределах ограничений Microsoft по размеру лицензия, как правило, не нужна.
  • Тарифы, не подходящие под задачи: сотрудники на премиальных тарифах, которым нужна только почта, или люди, которым не хватает нужных бизнесу функций безопасности.
  • Дублирующие инструменты для обмена файлами, видеовстреч или электронной подписи, которые уже входят в действующий тариф.

Сроки важны не меньше, чем количество. В подписках Microsoft с годовым сроком число мест, как правило, можно уменьшить только в короткий период после покупки или продления, сейчас это семь дней, после чего число фиксируется до конца срока. Планируйте сокращения к дате продления и проверьте условия своей подписки в документации по администрированию Microsoft 365. Кроме того, тарифы Business ограничены 300 пользователями; выше этого порога действуют тарифы Enterprise.

Шаг 4: Adobe и другое ПО с оплатой за место

ПО для творчества — вторая частая утечка. Личные подписки Adobe, оплаченные картой компании, уходят вместе с сотрудником, а с ними шрифты и иногда файлы. Перевод дизайнеров на бизнес-лицензии, которыми управляют из консоли администратора Adobe, сохраняет места за компанией и позволяет переназначить место за считаные минуты. Тот же принцип относится и к другим инструментам с оплатой за место: учётные записи в домене компании, больше одного администратора и места, которые переназначаются, а не покупаются заново, когда люди меняют роли.

Шаг 5: завершите аудит лицензий на ПО реестром

Соберите всё в один реестр: продукт, вендор, тип лицензии (подписка, бессрочная или корпоративное соглашение), количество, назначенные пользователи или устройства, стоимость, дата продления, срок уведомления об отказе и ответственный внутри компании. Для большинства малых офисов достаточно таблицы; важнее обновлять её при каждом приёме, увольнении и покупке, чем выбрать инструмент. Задайте напоминания заранее до каждого продления, чтобы сократить, заменить или отменить подписку на своих условиях, а не продлевать по умолчанию. Поддержание такого реестра в актуальном состоянии — часть нашей услуги управления лицензиями ПО. Это же самый простой способ снизить расходы на ИТ, не отнимая у людей того, чем они действительно пользуются.

Если пришло письмо вендора об аудите

Вендоры, включая Microsoft и Adobe, могут просить корпоративных клиентов подтвердить лицензирование. Запрос может быть оформлен как дружественная проверка или как формальный аудит по условию об аудите в вашем соглашении, и разница существенна. Если пришло письмо вендора об аудите:

  • Не игнорируйте его, но и не спешите отправлять данные.
  • Прочитайте условие об аудите в соглашении, чтобы понять, что вендор вправе запросить и в какие сроки.
  • Назначьте одного человека для всей переписки.
  • Сначала проведите собственную сверку, чтобы знать свою позицию, прежде чем делиться чем-либо.
  • При формальных аудитах или значительных рисках обратитесь за юридической консультацией. Эта статья — общая информация, а не юридическая консультация.

Часто задаваемые вопросы: аудит лицензий на ПО

Как часто малому бизнесу нужно проводить аудит лицензий на ПО?

Раз в год — полная проверка, плюс быстрая сверка каждый раз, когда кто-то приходит в компанию или уходит. Если привязать ежегодную проверку к самому крупному продлению, у неё появится естественный срок.

Нужны ли специальные инструменты управления программными активами?

В малом масштабе нет. Надёжный экспорт инвентаризации и аккуратно ведущийся реестр закрывают большинство потребностей. Специализированные платформы управления программными активами окупаются по мере роста числа устройств и соглашений с вендорами.

Можно ли передать неиспользуемую лицензию другому сотруднику?

Обычно да, для подписок, назначаемых на пользователя: снимите лицензию с одного человека и назначьте другому. У бессрочных лицензий и лицензий на устройство свои правила передачи, поэтому проверьте соглашение, прежде чем переносить их.

Хотите передать это специалистам? Наша услуга управления программными активами и лицензиями включает обнаружение, сверку, проверку Microsoft 365 и Adobe и реестр лицензий с датами продления для компаний в Лос-Анджелесе. Услуги SAM лучше всего работают вместе с повседневным ИТ-обслуживанием, которое обеспечивают наши управляемые ИТ-услуги. Свяжитесь с нами, чтобы начать с проверки того, за что вы платите сегодня.