大多数小型办公室并不按计划更换电脑，而是等它们坏了才换。结果是采购时间随机，设备成了好几代混杂的组合，最严重的故障偏偏落在最忙的一周。按周期进行的 IT 硬件更新，则把这件事变成有计划的工作：每年有已知的预算，设备按同样方式设置，旧设备得到妥善退役。下面介绍如何确定电脑更新周期，哪些情况应把某台设备提前，以及如何让每次更换对坐在工位上的人来说都很快。

办公电脑多久更换一次，并没有唯一正确的答案，但有一个合理的范围。笔记本电脑的使用环境更严苛：每天被携带、磕碰和充电，电池也会老化。台式机放着不动，温度更低，往往还可以加装新的 SSD 或更多内存。所以，笔记本通常落在人们常说的三到五年范围的短端，台式机则落在长端，或者稍长一点。

不要抽象地选一个数字，而是把您的企业电脑更换周期，锚定在每台机器都可以查到的日期上：

  • 保修到期日。过了这个日期，主板或屏幕出了故障就成了计划外的开支，往往还意味着一周没有电脑可用。
  • 操作系统支持。Windows 10 的支持已于 2025 年 10 月 14 日结束，我们的Windows 10 支持结束指南介绍了仍在运行它的机器可以怎么办。Windows 11 每年也会向前推进：Microsoft 对 Windows 11 家庭版和专业版的每个年度版本提供 24 个月的支持，而这些版本中的 24H2 将于 2026 年 10 月停止接收更新。
  • 会计安排。在税务折旧方面，IRS 将计算机及外围设备视为五年期资产。这是会计上的年限，并不是对笔记本电脑能用多久的保证，而且可能适用更快的核销方式，因此请向您的会计师了解，更新周期将如何体现在账目中。

应当提前更换电脑的迹象

  • 它无法运行受支持的 Windows 或 macOS 版本。
  • 电池撑不过一次会议。在 Windows 上，运行 powercfg /batteryreport 会生成一份报告，对比电池的设计容量和当前的满充容量。
  • 修理它要花掉相当于新机的大部分费用。
  • 您的主要业务软件的下一个版本，需要的配置超过了这台机器所有的。
  • 有人每天要在它面前等好几次。

反过来也一样。一台配有受支持的处理器、TPM 2.0 和固态硬盘的台式机，可能还有好几年的寿命，内存或 SSD 升级可能是更省钱的做法。

一次全部更换，还是分批进行？

一次性全部更换的 PC 更新，让您得到统一的设备群，只需维护一种配置，管理一个项目。缺点是在某一年要付出一大笔费用，而且所有机器同步老化，几年之后同样的难关还会再来。

分批硬件更新周期则是每年更换固定比例的设备：以四年为周期，大约是四分之一的机器。支出保持平稳，每一批规模小，不会打乱办公室运转，新机型出现的任何问题也只会出现在少数工位上，而不是全部。许多办公室把两种方式结合起来，分批更换，先换最旧或最关键的机器，并让每一批都保持同样的标准配置。

无论哪种方式，都请维护一份清单，列出每台机器的使用者、型号、序列号、购买日期、保修到期日、操作系统版本和计划更换年份。这份清单就是您的更新计划。

设置新机器：笔记本系统镜像部署或自动注册

传统的系统镜像部署

笔记本系统镜像部署服务会构建一个带有您的应用和设置的参考安装，把它捕获下来，再复制到每台新机器上。这种方法几乎不需要云基础设施，并能保证结果完全一致。代价是维护：镜像需要包含每个硬件型号的驱动程序，并且会随每月的更新而落后。许可也很重要。Microsoft 的重新映像权利允许批量许可客户，使用批量许可介质，对预装 OEM 许可证的电脑重新做系统镜像，但前提是产品、版本和版次都相同，并且组件和语言也相同。

自动注册

Microsoft 把 Windows Autopilot 描述为：不是重新做系统镜像，而是把制造商出厂时安装好的 Windows，转变为可供企业使用的状态；首次登录时，电脑会从您的管理服务中拉取其设置、策略和应用。Apple 的自动设备注册对 Mac 的工作方式与之类似。两者都需要合适的许可，需要设备已在该服务中注册（通常由经销商在购买时完成），也需要 Intune 或 Jamf 之类的管理平台，我们的设备管理服务涵盖了这些内容。

新电脑设置服务应当包括什么

  • 在机器送到工位之前，先装好固件和操作系统更新。
  • 启用磁盘加密，并把恢复密钥保存在 IT 能找到的地方。
  • 配置好标准应用、打印机、安全软件和备份。
  • 日常账户不带管理员权限。
  • 贴上资产标签，并把序列号加入设备清单。

迁移数据到新电脑，而不耽误一天工作

  1. 让文件跟着用户走。OneDrive 的已知文件夹移动（Known Folder Move）会把桌面、文档和图片重定向到 OneDrive，使它们在登录时就出现在新机器上。Microsoft 推荐大型组织使用，小型组织也可以使用，它能把迁移的大部分工作变成一次登录。
  2. 收集无法同步的内容。本地邮件存档（如 PST 文件）、邮件签名、浏览器书签、文档模板、扫描仪配置文件，以及桌面软件的许可证文件。
  3. 在旧机器离开之前，让用户先测试。花十分钟运行自己的日常任务，可以趁旧电脑还在手边，发现缺少的打印机或插件。
  4. 让旧机器保持原样一小段宽限期，关机并贴上标签，然后再擦除。
  5. 妥善退役。先把它从管理中释放，清除存储设备，然后转售或回收。我们的出售或回收二手商用笔记本电脑指南会带您完成最后这一步。

常见问题：企业电脑更换周期

什么是硬件更新周期？

这是一份有计划的安排，按设定的使用年限或状况来更换电脑和其他 IT 硬件，而不是等着出故障。它通常配有年度预算、标准配置，以及每一批到期更换的机器清单。

小企业应该租赁电脑还是购买？

购买可以保留机器及其转售价值，适合把电脑用到使用寿命结束的办公室。租赁可以分摊成本，并内置了定期更新，但租期结束时机器要归还，通常对机器的状态和数据的清除方式有要求。请与您的会计师一起比较总成本。

新买的商用笔记本需要重新做系统镜像吗？

不一定。使用自动注册时，制造商的安装会从云端完成配置，只有在特殊软件或离线安装有需要的情况下，才需要自定义镜像。

升级旧办公电脑比更换更划算吗？

有时是的。如果处理器在 Microsoft 的 Windows 11 支持列表中，机箱也能装标准配件，那么加装 SSD 和更多内存可以延长它的寿命。如果它无法运行受支持的操作系统，升级只是推迟更换而已。

要为长滩（Long Beach）或南湾（South Bay）一带的小型办公室规划电脑更新？我们的企业电脑更换和 PC 更新页面介绍了我们如何进行评估、设置以及迁移每个人的数据，Windows 和 macOS 安装适用于值得保留的机器，退役的设备则可以交给 IT 资产处置。申请报价时，请附上您的电脑清单及其大致使用年限，我们就可以讨论一个周期和第一批更换。