大多数小企业从不计划软件许可证审计。它往往是意外发生的：一份续订通知涨到了没人记得买过的席位数，一位离职的设计师带走了 Adobe 登录账号，或者某个厂商发来一封信，要求公司确认其许可情况。自己按自己的节奏做审计，更省钱，也更从容。这份软件许可证审计清单逐步讲解从盘点到续订的各个步骤，并附上最让多数办公室出错的 Microsoft 365 和 Adobe 细节。
第 1 步：盘点已安装和已订阅的内容
先列两份清单。第一份是企业里在运行的东西：每台电脑上已安装的程序，以及员工登录的云服务。设备管理工具和许多安全控制台都可以导出已安装的软件；对于云应用，可通过登录日志、费用报销单和一份简短的员工调查找出其余部分。第二份是您付费的东西：每项订阅、许可证密钥和合同，附上续订日期和负责人。
把容易遗忘的项目也列进来：插件和字体、会计与设计软件的附加组件、Windows Server 之类的服务器软件及其客户端访问许可证，以及用个人信用卡支付并作为费用报销的应用。
第 2 步：将安装情况与许可权益对应起来
许可权益是您的协议允许您使用的内容：多少用户或设备、哪些版本以及什么条款。把每一处安装和每位用户都对应到一项权益，两边的缺口就会显现出来。使用了没有对应许可证的软件，是合规风险；付了费却没人用的许可证，则是浪费。把凭证一并保存：发票、订单确认和协议编号。软件许可证合规依靠文件，当有人询问时，您拿不出的采购就如同不存在。
第 3 步：Microsoft 365 许可证清理
Microsoft 365 是大多数小办公室能省出钱的地方。Microsoft 365 许可证清理通常会发现：
- 未使用的 Microsoft 365 许可证仍然分配给几个月前就已离职的人。如果需要保留邮箱，先把它转换为共享邮箱，然后移除许可证。
- 共享地址占用了独立许可证，例如 info@ 或 orders@，在 Microsoft 的容量限制之内，作为共享邮箱通常不需要许可证。
- 方案与工作不匹配：只用邮件的员工用着高级方案，或者有人缺少企业所需的安全功能。
- 功能重叠的工具，用于文件共享、视频会议或电子签名，而现有方案本来就已包含。
时机与数量同样重要。在 Microsoft 的年度订阅中，席位通常只能在购买或续订后的短暂窗口期内减少，目前为七天，之后在剩余期限内席位数即已锁定。请围绕续订日期来规划缩减，并在 Microsoft 365 管理文档中核对您自己订阅的条款。Business 方案还限制最多 300 名用户；超过这个数量，则适用 Enterprise 方案。
第 4 步：Adobe 及其他按席位计费的软件
创意软件是第二个常见的漏洞。用公司信用卡支付的个人 Adobe 订阅会随员工离开，字体和有时文件也一起带走。把设计师转到由 Adobe Admin Console 管理的企业许可证，可让席位保留在公司名下，并能在几分钟内重新分配。同样的原则适用于其他按席位计费的工具：账号使用公司域名、不止一名管理员，人员换岗时重新分配席位，而不是重复购买。
第 5 步：以登记册完成软件许可证审计
把所有内容放进一份登记册：产品、厂商、许可证类型（订阅、永久或批量协议）、数量、分配的用户或设备、费用、续订日期、取消通知期以及内部负责人。对大多数小办公室来说，一张电子表格就够了；每次入职、离职和采购时都更新它，比选用什么工具更重要。在每次续订之前提早设置提醒，这样您可以按自己的条件缩减、更换或取消，而不是默认续订。保持这样一份登记册随时更新，是我们软件许可证管理服务的一部分。这也是降低 IT 成本最简单的方法，同时不会拿走任何人实际在用的东西。
如果收到软件厂商审计函
包括 Microsoft 和 Adobe 在内的厂商，可以要求企业客户核实其许可情况。该请求可能被说成是友好的回顾，也可能是依据您协议中的审计条款发起的正式审计，而两者的区别很重要。收到软件厂商审计函时：
- 不要置之不理，也不要急于发送数据。
- 阅读协议中的审计条款，了解厂商可以索取什么内容以及在什么时限内。
- 指定一个人负责所有沟通。
- 先自行完成核对，在分享任何信息之前先弄清自己的状况。
- 对于正式审计或重大风险，请寻求法律意见。本文仅为一般信息，不构成法律意见。
常见问题：软件许可证审计
小企业应该多久审计一次软件许可证？
每年做一次完整的审查，另外每当有人入职或离职时快速检查一下。把年度审查与您最大的一次续订对齐，就有了自然的截止日期。
我们需要专门的软件资产管理工具吗？
小规模时不需要。一份可靠的盘点导出和一份维护良好的登记册就能满足大部分需求。随着设备数量和厂商协议增多，专门的软件资产管理平台才物有所值。
未使用的许可证可以转给其他员工吗？
对于按用户分配的订阅，通常可以：从一个人身上移除许可证，再分配给另一个人。永久许可证和基于设备的许可证有各自的转让规则，所以转移之前请先查看协议。
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