Recuperación de activos de TI: servidores y equipos de red

Cuando una empresa retira equipos, las laptops se llevan la mayor parte de la atención, y nuestro artículo sobre si conviene vender o reciclar laptops de empresa viejas las cubre. Los servidores, el almacenamiento y los equipos de red tienen otra economía. Hay menos unidades, cada una vale mucho o casi nada, el valor suele estar en las piezas más que en el equipo completo, y las licencias de software pueden decidir si un switch tiene algún valor para su próximo dueño. Así funciona la recuperación de activos de TI para esos equipos y así se conserva más de lo que valen.

Recuperación, desecho y reciclaje

Todo dispositivo retirado termina en uno de tres resultados:

• Recuperación: el dispositivo, o parte de él, se reutiliza internamente o se revende, y el valor regresa como pago, crédito o una compra que ya no tiene que hacer.
• Desecho: el desecho de activos de TI en sentido estricto. El dispositivo se retira con sus datos resueltos y los documentos listos, pero no regresa nada.
• Reciclaje: solo se recuperan sus materiales.

Los servicios de recuperación de activos de TI buscan enviar cada artículo al mejor resultado que pueda alcanzar una vez contados los costos. La cifra que importa es la recuperación neta: el valor de reventa menos la mano de obra para desinstalar, sanear, probar, empacar y transportar, y menos el costo de manejar artículos que valen menos que nada, como baterías dañadas o monitores CRT viejos. El equipo de poco valor puede costar más procesarlo de lo que genera, y por eso clasificar antes de la recolección vale la pena.

Qué le da valor a un servidor retirado

• Generación y plataforma. Los compradores fijan el valor de reventa de servidores primero por modelo y generación de procesador, y cada nueva generación que llega al mercado hace bajar a las anteriores.
• Configuración. Los procesadores, módulos de memoria, SSD, tarjetas de red y controladoras RAID suelen valer más por separado que el chasis, y por eso muchos servidores se venden por piezas.
• Que esté completo. Rieles, biseles, segundas fuentes de poder y, sobre todo, charolas para discos. Un servidor sin sus charolas tiene bahías de discos que nadie puede usar.
• Condición. Arranca, pasa los diagnósticos y no tiene sockets dañados ni pines doblados.
• Nada que siga atado a usted. Contraseñas de BIOS borradas, la controladora de administración remota restablecida para que ya no conserve sus cuentas de administrador ni su configuración de red, y las claves de cifrado del almacenamiento resueltas.
• Discos tratados de la forma correcta. Los SSD empresariales saneados y verificados pueden tener valor de reventa; los triturados no tienen ninguno. Destruya los discos que su política exige destruir y sanee el resto.

Matrices de almacenamiento y cintas

Las matrices de almacenamiento suelen estar atadas a los contratos de soporte y a las licencias de software del fabricante, por lo que su valor de reventa tiende a estar en los discos, las gavetas y las controladoras más que en el sistema completo. Las cintas de respaldo contienen datos y normalmente se destruyen, aunque las unidades y bibliotecas de cintas todavía pueden venderse.

Equipos de red: revise la licencia antes de ponerles precio

Los switches, routers, firewalls y controladores inalámbricos parecen puro hardware, pero gran parte de lo que hacen viene de software con licencia y de suscripciones. La política Software Transfer and Re-Licensing Policy de Cisco es un buen ejemplo de los límites de la transferencia de licencias de equipos de red: permite que los derechos de licencia pasen a otra persona solo cuando la ley lo exige, cuando se aplica un escenario permitido, como una fusión o una transferencia a una filial, o cuando Cisco da su consentimiento y se paga una tarifa de licencia de transferencia. Cisco también puede exigir que el nuevo dueño pague tarifas de inspección de servicio o de reinstalación antes de permitir una transferencia. Cuando hace la venta de equipos de red usados, los compradores lo toman en cuenta en el precio, y otros fabricantes atan las suscripciones de seguridad a los números de serie de los dispositivos de maneras comparables.

Antes de vender equipos de red:

• Lea las condiciones de transferencia del fabricante para las licencias y suscripciones involucradas.
• Retire los dispositivos administrados en la nube del portal de administración del fabricante; de lo contrario, el comprador no puede reclamarlos.
• Restablezca cada dispositivo a los valores de fábrica, porque las configuraciones contienen claves de VPN, cuentas de administrador y un mapa de su red.
• Conserve los registros de licencias y de compra junto con la lista de activos.

El valor se pierde mientras el equipo espera

Un servidor dado de baja que queda en un cuarto de almacenamiento no conserva su valor. Llegan generaciones nuevas, las piezas y charolas se extravían, y las baterías de las unidades UPS y de la caché de las controladoras RAID se agotan. El mejor momento para decidir la ruta de cada artículo es antes del apagado, como parte del plan de retiro de servicio: registre la configuración mientras la máquina aún funciona, guarde los accesorios con ella y envíela pronto a su destino.

Arrendamientos, registro de activos e impuestos

• El equipo arrendado pertenece al arrendador y se devuelve conforme a las condiciones de devolución del contrato. Proteger los datos que contiene sigue siendo su responsabilidad, así que acuerde con el arrendador el método de saneamiento antes de la devolución.
• El registro de activos fijos debe mostrar la fecha de baja, el resultado y los ingresos de cada artículo, para que los libros coincidan con lo que salió del edificio.
• Impuestos. La Publicación 544 del IRS explica que la ganancia por la venta de equipo comercial depreciable se trata como ingreso ordinario hasta el monto de la depreciación ya deducida. Por eso, vender servidores totalmente depreciados normalmente genera ingresos gravables; hable con su contador antes de una venta grande.

Recompra de laptops corporativas en volúmenes mayores

Las laptops suelen ser la mayor cantidad en una renovación de equipos. En volumen, una recompra de laptops corporativas tiende a cotizarse como un lote, con una escala de clasificación acordada por unidad, como crédito por equipo entregado o mediante un programa de compra para empleados. Los mismos hábitos protegen el valor en todos los casos: dar de baja los dispositivos de la administración, sanear y verificar, conservar los cargadores con sus equipos y acordar de antemano cómo se manejan las unidades que no pasan las pruebas.

Preguntas para hacer antes de vender servidores o computadoras usados

• ¿Cómo se determina el valor y cuándo se vuelve definitiva la oferta?
• ¿Qué costos se descuentan del valor y están detallados?
• ¿Qué pasa con los dispositivos que no pasan las pruebas y a dónde va el equipo sin valor de reventa?
• ¿Se sanea o se destruye cada disco antes de la reventa, con un registro por número de serie?
• ¿Qué informe vincula cada número de serie con su resultado y cuáles son las condiciones de pago o de crédito por escrito?

Si piensa vender computadoras usadas en Los Ángeles, o está comparando opciones de ITAD en Los Ángeles frente a un comprador lejano, pregunte si puede estar presente cuando se evalúe el equipo. Ver la clasificación hace mucho más fácil entender cómo se llegó al precio.

Preguntas frecuentes: servicios de recuperación de activos de TI

¿Qué es la recuperación de activos de TI?

Es la parte de la disposición de activos de TI que devuelve valor de los equipos retirados, ya sea reutilizándolos, revendiéndolos completos o vendiendo sus piezas, después de eliminar los datos y de liberar el dispositivo de sus cuentas.

¿Vale la pena vender switches de red usados?

Los switches recientes y en funcionamiento pueden valerlo, pero su valor depende mucho de si las licencias de software y las suscripciones pueden pasar a un nuevo dueño. Revise la política de transferencia del fabricante antes de estimar cuánto valen.

¿Pagamos impuestos cuando vendemos equipo viejo de la empresa?

A menudo, sí. Según la Publicación 544 del IRS, la ganancia por equipo depreciado generalmente es ingreso ordinario hasta el monto de la depreciación que ha deducido. Su contador puede decirle cómo encaja una venta en su declaración.

¿Es mejor vender los servidores completos o por piezas?

Depende del modelo y la generación. Los servidores recientes, completos y en funcionamiento suelen venderse enteros; los más antiguos con frecuencia valen más como procesadores, memoria y discos. Una lista con las configuraciones permite que un comprador le diga cuál es su caso.

¿Tiene servidores, almacenamiento o equipos de red retirados en una oficina de Long Beach o del área de Los Ángeles? La forma en que evaluamos el equipo se describe en nuestra página sobre disposición de activos de TI y recompra de laptops; el retiro de los sistemas mismos va primero y se explica en retiro de servicio de servidores, y los discos que nunca deben reutilizarse van a trituración de discos duros y destrucción de datos. Solicite una cotización con los modelos, configuraciones y cantidades, y podemos conversar sobre qué artículos probablemente tengan valor de reventa y qué ruta conviene para el resto.