Nasza lista kontrolna przeprowadzki IT biura wymienia wszystko, co musi się wydarzyć przy przeprowadzce biura. Ten artykuł układa tę pracę w kalendarzu, tydzień po tygodniu, niezależnie od tego, czy to przeprowadzka biura w Long Beach, czy relokacja IT biura w Los Angeles, i przygląda się bliżej dwóm częściom, które najczęściej wykolejają przeprowadzkę: serwerowni i systemowi telefonicznemu, w tym przenoszeniu numerów i adresowi 911 na każdej linii. Tygodnie zakładają około trzech miesięcy wyprzedzenia; przy krótszym czasie ściśnij środkowe tygodnie, a nie pomijaj pierwszych.

Dlaczego strona IT nadaje tempo

Firmę przeprowadzkową można zwykle zarezerwować kilka tygodni wcześniej. Łącza internetowego, przeniesienia numeru i okablowania nie, bo te terminy kontrolują inne firmy. Firma przeprowadzkowa dla komputerów albo zwykła przeprowadzkowa przewiezie pudła, a nawet serwery, ale ktoś nadal musi udokumentować, jak wszystko było podłączone, wyłączyć w odpowiedniej kolejności, uruchomić pod nowym adresem i przetestować każde biurko i telefon. To ta praca, a nie ciężarówka, decyduje, czy pierwszy poniedziałek wygląda normalnie.

Harmonogram przeprowadzki IT biura tydzień po tygodniu

12 tygodni lub więcej przed przeprowadzką

  • Ustal, kto co robi: firma przeprowadzkowa, wykonawca okablowania, IT, dostawca internetu i dostawca telefonii, z jedną osobą koordynującą ich wszystkich.
  • Złóż zamówienie na internet pod nowy adres i zapytaj, gdzie linia dostawcy wchodzi do budynku.
  • Zapytaj dostawcę telefonii, jak zostaną przeniesione numery, i zdecyduj, czy u niego zostajesz, czy się przenosisz.
  • Wypisz sprzęt, który nie pojedzie, żeby go wycofać zamiast przewozić.

8 do 10 tygodni przed

  • Zaplanuj sieć: miejsce szafy lub rack z zasilaniem i wentylacją, trasy kabli, punkty dostępowe Wi-Fi i drukarki.
  • Jeśli numery przenoszą się do nowego dostawcy, zdobądź od obecnego operatora kopię zapisu obsługi klienta (customer service record). Numer konta, PIN, adres usługi i osoba upoważniona we wniosku o przeniesienie muszą się z nim zgadzać, a przeniesienia są odrzucane, gdy się nie zgadzają.
  • Sprawdź plan serwerowni względem nowej przestrzeni: obciążalność obwodu dla UPS, chłodzenie i wolną drogę z rampy załadunkowej.

6 tygodni przed

  • Zaplanuj okablowanie tak, by było skończone przed przybyciem mebli, i zamów dodatkowe switche lub punkty dostępowe.
  • Ustal schemat etykiet, aby każde urządzenie, kabel i zasilacz miały miejsce przeznaczenia.

4 tygodnie przed

  • Zainstaluj i przetestuj nową linię internetową oraz skonfiguruj tam firewall, jeśli budynek na to pozwala.
  • Złóż wniosek o przeniesienie numerów z docelową datą i zachowaj stare usługi.
  • Zbierz wszystkie ustawienia, które ufają Twojemu obecnemu publicznemu adresowi IP, od portali bankowych po dostęp zdalny.

2 tygodnie przed

  • Zrób kopię zapasową, sprawdź, że da się ją przywrócić, wyeksportuj konfiguracje urządzeń i sfotografuj okablowanie.
  • Potwierdź rezerwacje windy towarowej i rampy w obu budynkach i powiedz pracownikom dokładnie, kiedy mają się wylogować.

Tydzień przeprowadzki

  • Wyłącz po ostatnim dniu roboczym i uruchamiaj nową lokalizację od sieci, a biurka na końcu.
  • Wykonaj połączenia przychodzące i wychodzące na każdej linii i sprawdź adres 911 pokazany dla każdego numeru w portalu dostawcy, zamiast wykonywać próbne połączenia na 911.

Pierwszy tydzień po

  • Zapewnij pomoc pierwszego ranka, na problemy, które ujawnia dopiero prawdziwe użycie.
  • Trzymaj stare konta internetu i telefonii otwarte, aż nowe będą działały kilka dni.
  • Uprzątnij to, co zostało pod starym adresem, i zaktualizuj dokumentację sieci.

Przenosiny serwerowni bez niespodzianek

Przeniesienie szafy to mniej dźwiganie, a bardziej wiedza, jak dokładnie wróci do działania.

  • Udokumentuj ją, gdy działa. Zapisz, który kabel idzie do którego portu, stan RAID każdego serwera i które usługi muszą wystartować pierwsze.
  • Zachowaj kolejność dysków. Jeśli dyski są wyjmowane na czas transportu, opisz każdy numerem serwera i wnęki. Włożone w innej kolejności, macierz może nie wrócić do działania.
  • Sprawdź zasilanie i chłodzenie w nowym miejscu. UPS może wymagać konkretnego obwodu lub typu wtyczki, a pomieszczenie, które nadawało się na skład, może nie poradzić sobie z ciepłem.
  • Przewoź szafę pustą. Serwery i macierze jadą osobno w wyściełanych skrzyniach lub z zespołem IT; szafa jedzie pusta i jest ponownie zakotwiczona w nowym miejscu.
  • Zweryfikuj przed otwarciem biura. Potwierdź, że macierze są sprawne, kopie zapasowe działają, a alerty monitoringu docierają do człowieka.

Przeprowadzka biurowego systemu telefonicznego: sprzęt i linie

Hostowany VoIP

Aparaty jadą razem z komputerami i rejestrują się ponownie z nowej sieci. Uwagi wymaga adres alarmowy. Zgodnie z przepisami FCC wdrażającymi RAY BAUM'S Act połączenia 911 z takich systemów mają przekazywać lokalizację umożliwiającą dotarcie służb: zweryfikowany adres ulicy plus szczegóły, jak numer biura lub piętro. Po przeprowadzce zaktualizuj adres 911 VoIP dla każdego numeru w portalu dostawcy i sprawdź softphone'y oraz pracowników pracujących z domu, których lokalizacja może być obsługiwana inaczej.

Lokalna centrala telefoniczna

Jeśli system telefoniczny to urządzenie w Twojej szafie, przeprowadza się go jak każdy serwer, ale linie, które go zasilają, nie jadą z nim. Łącza SIP trunk, obwody cyfrowe lub linie analogowe operator musi przenieść lub założyć od nowa pod nowym adresem, każde z własnymi informacjami 911. Linie analogowe dla faksów i central alarmowych łatwo zapomnieć, a telefony w windach należą do budynku, nie do Ciebie.

Przenoszenie numerów

Przepisy FCC wymagają zakończenia prostych przeniesień w ciągu jednego dnia roboczego, ale przeniesienie firmowe z wieloma liniami jest zwykle prowadzone jako projekt, z dłuższymi terminami, które operatorzy ustalają między sobą. Dlatego wniosek składa się z wyprzedzeniem tygodni. Utrzymuj stare usługi aktywne, dopóki wszystkie numery nie zostaną przeniesione.

Kari's Law

Kari's Law wymaga, by wielolinijkowe systemy telefoniczne sprzedane, wydzierżawione lub zainstalowane po 16 lutego 2020 pozwalały każdemu wybrać 911 bezpośrednio, bez prefiksu, i by alarmowały punkt centralny, taki jak recepcja lub biuro ochrony, gdy wykonywane jest połączenie 911. Po przeprowadzce upewnij się, że to powiadomienie dociera do kogoś pod nowym adresem.

Najczęściej zadawane pytania: firma przeprowadzkowa dla komputerów

Kiedy złożyć wniosek o przeniesienie numerów biura?

Kilka tygodni przed przeprowadzką, gdy nowa usługa jest gotowa na przyjęcie numerów. Przeniesienia wielu linii firmowych trwają dłużej niż reguła jednego dnia roboczego dla prostych przeniesień, a odrzucony wniosek uruchamia odliczanie od nowa.

Czy po przeprowadzce biura trzeba zaktualizować adres 911?

Tak. Każda linia powinna zgłaszać nowy adres ulicy oraz numer biura lub piętro. Sprawdź to dla każdego numeru, w tym softphone'ów, w portalu dostawcy przed pierwszym dniem pracy w nowym biurze.

Czy zwykła firma przeprowadzkowa może przewieźć nasze komputery i serwery?

Może je przewieźć, a wiele firm ostrożnie obchodzi się ze sprzętem biurowym. Czego przeprowadzkowa zwykle nie robi, to dokumentowanie połączeń, wyłączanie systemów w odpowiedniej kolejności i ponowne uruchamianie serwerów, sieci i telefonów. Zaplanuj tę pracę osobno i zdecyduj, kto będzie przy niej obecny.

Jaki jest najlepszy czas na przeniesienie IT biura?

Zwykle zaraz po ostatnim dniu roboczym tygodnia, żeby weekend wystarczył na uruchomienie i przetestowanie systemów. Unikaj końca miesiąca lub kwartału, jeśli finanse zależą od serwera, i unikaj długich weekendów świątecznych, gdy wsparcie dostawców może być okrojone.

Przeprowadzasz się w obrębie Long Beach albo po całym hrabstwie LA? Stronę technologiczną przeprowadzki opisuje nasza strona o relokacji IT biura, nową przestrzeń strona o konfiguracji sieci małej firmy, a sprzęt, który powinien zostać, strona o opróżnianiu biur z elektroniki. Poproś o wycenę, podając oba adresy i docelową datę, a omówimy, które części tego harmonogramu możemy przejąć.