Nuestra lista de verificación de TI para mudar una oficina enumera todo lo que debe ocurrir cuando una oficina se muda. Este artículo pone ese trabajo en un calendario, semana por semana, ya sea una mudanza de oficina en Long Beach o una reubicación de TI de oficina en Los Ángeles, y examina más de cerca las dos partes que con más frecuencia descarrilan una mudanza: el cuarto de servidores y el sistema telefónico, incluidas la portabilidad de números y la dirección 911 de cada línea. Las semanas suponen unos tres meses de anticipación; con menos tiempo, comprima las semanas intermedias en lugar de saltarse las primeras.

Por qué la parte de TI marca el ritmo

Normalmente se puede contratar una empresa de mudanzas con unas semanas de anticipación. El circuito de internet, la portabilidad de números y el cableado no, porque otras empresas controlan esas fechas. Una empresa de mudanza de computadoras, o una empresa de mudanzas en general, llevará cajas e incluso servidores, pero alguien todavía tiene que documentar cómo estaba conectado todo, apagarlo en el orden correcto, ponerlo en marcha en la nueva dirección y probar cada escritorio y cada teléfono. Ese trabajo, y no el camión, decide si el primer lunes se siente normal.

Un calendario de TI para mudar una oficina, semana por semana

12 semanas o más antes de la mudanza

  • Decida quién hace qué: la empresa de mudanzas, el contratista de cableado, TI, el proveedor de internet y el proveedor de telefonía, con una persona que coordine a todos.
  • Haga el pedido de internet para la nueva dirección y pregunte por dónde entra al edificio la línea del proveedor.
  • Pregunte a su proveedor de telefonía cómo se trasladarán los números y decida si se queda con él o cambia.
  • Haga una lista del equipo que no hará el viaje, para darlo de baja en lugar de trasladarlo.

8 a 10 semanas antes

  • Planifique la red: ubicación del rack o gabinete con energía y ventilación, tendidos de cable, puntos de acceso Wi-Fi e impresoras.
  • Si los números pasarán a un nuevo proveedor, obtenga una copia de su registro de servicio al cliente (customer service record) del operador actual. El número de cuenta, el PIN, la dirección de servicio y el nombre autorizado en la solicitud de portabilidad deben coincidir con él, y las portabilidades se rechazan cuando no coinciden.
  • Revise el plan del cuarto de servidores contra el nuevo espacio: capacidad del circuito para el UPS, enfriamiento y una ruta despejada desde el muelle de carga.

6 semanas antes

  • Programe el cableado para que termine antes de que llegue el mobiliario, y pida los switches o puntos de acceso adicionales.
  • Acuerden un esquema de etiquetado para que cada dispositivo, cable y fuente de poder tenga un destino.

4 semanas antes

  • Haga instalar y probar la nueva línea de internet, y configure allí el firewall si el edificio lo permite.
  • Presente la solicitud de portabilidad con una fecha objetivo y mantenga activo el servicio anterior.
  • Reúna todas las configuraciones que confían en su dirección IP pública actual, desde portales bancarios hasta el acceso remoto.

2 semanas antes

  • Haga copias de seguridad, compruebe que se pueden restaurar, exporte las configuraciones de los dispositivos y fotografíe el cableado.
  • Confirme las reservas del elevador de carga y del muelle de carga en ambos edificios, e indique al personal exactamente cuándo cerrar sesión.

Semana de la mudanza

  • Apague después del último día laborable y ponga en marcha el nuevo sitio empezando por la red y terminando por los escritorios.
  • Haga llamadas entrantes y salientes en cada línea, y revise la dirección 911 que aparece para cada número en el portal del proveedor, en lugar de hacer llamadas de prueba al 911.

La primera semana después

  • Tenga ayuda disponible la primera mañana para los problemas que solo el uso real revela.
  • Mantenga abiertas las cuentas anteriores de internet y telefonía hasta que las nuevas hayan funcionado varios días.
  • Despeje lo que haya quedado en la dirección anterior y actualice la documentación de su red.

Traslado del cuarto de servidores sin sorpresas

Mover un rack tiene menos que ver con levantarlo que con saber exactamente cómo volverá a ponerse en marcha.

  • Documéntelo mientras funciona. Registre qué cable va a qué puerto, el estado RAID de cada servidor y qué servicios deben iniciar primero.
  • Conserve el orden de los discos. Si los discos se sacan para el transporte, etiquete cada uno con su servidor y el número de bahía. Si se reinsertan en otro orden, es posible que la matriz no vuelva a funcionar.
  • Revise la energía y el enfriamiento en el nuevo sitio. Un UPS puede necesitar un circuito o un tipo de enchufe en particular, y un cuarto que servía para almacenar quizá no soporte el calor.
  • Mueva el rack vacío. Los servidores y el almacenamiento viajan por separado en estuches acolchados o con el equipo de TI; el rack va vacío y se vuelve a anclar en el nuevo sitio.
  • Verifique antes de que abra la oficina. Confirme que las matrices están sanas, que las copias de seguridad se ejecutan y que las alertas de monitoreo llegan a una persona.

Mudar el sistema telefónico de una oficina: equipos y líneas

VoIP alojado

Los teléfonos viajan con las computadoras y se registran de nuevo desde la nueva red. La parte que requiere atención es la dirección de emergencia. Según las reglas de la FCC que implementan la ley RAY BAUM'S Act, se espera que las llamadas al 911 desde estos sistemas lleven una ubicación despachable: la dirección postal validada más detalles como la suite o el piso. Después de una mudanza, actualice la dirección 911 VoIP de cada número en el portal del proveedor, y revise los softphones y al personal que trabaja desde casa, cuya ubicación puede manejarse de otra forma.

Un sistema telefónico local

Si el sistema telefónico es una caja en su rack, se traslada como cualquier servidor, pero las líneas que lo alimentan no. Los troncales SIP, los circuitos digitales o las líneas analógicas deben ser trasladados o instalados de nuevo por el operador en la nueva dirección, cada uno con su propia información 911. Las líneas analógicas de los faxes y de los paneles de alarma son fáciles de olvidar, y los teléfonos de los elevadores pertenecen al edificio, no a usted.

Portabilidad de números

Las reglas de la FCC exigen que las portabilidades simples se completen en un día hábil, pero una portabilidad empresarial con muchas líneas suele manejarse como un proyecto, con plazos más largos que los operadores acuerdan entre sí. Por eso la solicitud se presenta con semanas de anticipación. Mantenga activo el servicio anterior hasta que todos los números se hayan trasladado.

Kari's Law

Kari's Law exige que los sistemas telefónicos de varias líneas vendidos, arrendados o instalados después del 16 de febrero de 2020 permitan a cualquier persona marcar directamente el 911, sin prefijo, y avisar a un punto central, como una recepción u oficina de seguridad, cuando se hace una llamada al 911. Después de una mudanza, asegúrese de que esa alerta llegue a alguien en la nueva dirección.

Preguntas frecuentes: empresa de mudanza de computadoras

¿Cuándo debemos presentar la solicitud de portabilidad de los números de la oficina?

Varias semanas antes de la mudanza, cuando el nuevo servicio esté listo para recibir los números. Las portabilidades empresariales de varias líneas tardan más que la regla de un día hábil para las portabilidades simples, y una solicitud rechazada hace que el plazo empiece de nuevo.

¿Necesitamos actualizar la dirección 911 después de mudar la oficina?

Sí. Cada línea debe informar la nueva dirección postal y la suite o el piso. Revísela para cada número, incluidos los softphones, en el portal del proveedor antes del primer día laborable en la nueva oficina.

¿Puede una empresa de mudanzas común trasladar nuestras computadoras y servidores?

Puede transportarlos, y muchas empresas de mudanzas manejan con cuidado el equipo de oficina. Lo que una empresa de mudanzas normalmente no hace es documentar las conexiones, apagar los sistemas en el orden correcto y volver a poner en marcha los servidores, la red y los teléfonos. Planifique ese trabajo por separado y decida quién estará presente.

¿Cuál es el mejor momento para mudar la TI de una oficina?

Normalmente justo después del último día laborable de la semana, para tener un fin de semana para poner en marcha y probar los sistemas. Evite el fin de mes o de trimestre si finanzas depende del servidor, y evite los fines de semana largos por feriados, cuando el soporte de los proveedores puede ser escaso.

¿Se muda dentro de Long Beach o a otro punto del condado de Los Ángeles? El lado tecnológico de una mudanza se explica en nuestra página de reubicación de TI de oficina, el nuevo espacio en configuración de redes para pequeñas empresas, y el equipo que debe quedarse atrás en limpieza de electrónicos de oficina. Solicite una cotización con ambas direcciones y su fecha objetivo, y podemos conversar sobre qué partes de este calendario podemos asumir.