Lista para vaciar los electrónicos de la oficina

Cuando una oficina cierra, se muda o se reduce, los muebles tienen un plan y los electrónicos reciben el tiempo que sobra. Ahí se esconden los cabos sueltos: equipo que la empresa en realidad no posee, datos en dispositivos que no parecen computadoras y cuentas que siguen facturando mucho después de devolver las llaves. Esta lista de verificación para mudanza de oficina pone la parte electrónica de un cierre, una mudanza o una reducción en el orden en que debe hacerse. Es una guía práctica, no asesoría legal.

1. Recorra el espacio y enumere cada dispositivo

Vaya cuarto por cuarto, incluidos los clósets, el espacio bajo los escritorios y todo lo que esté montado en las paredes o sobre los paneles del techo. De cada artículo anote qué es, su número de serie si almacena datos, de quién es y a dónde va: conservar, mudar, enviar a una oficina en casa, vender, devolver, reciclar o destruir. Hallazgos típicos:

• En los escritorios: computadoras, monitores, estaciones de acoplamiento, audífonos con micrófono y teléfonos de escritorio.
• Áreas compartidas: copiadoras e impresoras multifunción, impresoras de etiquetas y de recibos, pantallas y cámaras de las salas de juntas.
• El clóset de red: el módem o gateway del proveedor de internet, el firewall, los switches, el panel de conexiones, los puntos de acceso Wi-Fi, un servidor o NAS y el UPS.
• Sistemas de seguridad y del edificio: el grabador de cámaras, las cámaras, los controladores de acceso a las puertas y el panel de la alarma.
• La recepción: terminales de tarjetas, escáneres de cheques y el medidor de franqueo.
• Los cajones: unidades USB, discos externos de respaldo, teléfonos viejos y baterías sueltas.

2. Separe lo que no es suyo

Buena parte del equipo de una oficina típica pertenece a otra persona y tiene que devolverse, no tirarse.

• Copiadoras arrendadas. Siga el proceso de devolución del arrendador y programe la devolución con tiempo. La guía de la FTC sobre la seguridad de los datos en las copiadoras digitales aconseja consultar al fabricante, al distribuidor o a la empresa de servicio sobre cómo proteger el disco duro: algunos lo retiran y se lo entregan, otros lo sobrescriben, normalmente con un cargo adicional. No extraiga usted mismo el disco, porque puede dejar la máquina inservible e incumplir el contrato de arrendamiento.
• Medidores de franqueo. Según el Domestic Mail Manual del USPS, los medidores de franqueo se rentan o se arriendan, no pueden comprarse, venderse ni revenderse, y deben entregarse al proveedor cuando termina el contrato de arrendamiento o renta. Regresan al proveedor, nunca al reciclaje.
• Equipo del proveedor de internet. Los módems, gateways y terminales de fibra suelen ser propiedad del proveedor. Revise su cuenta, pregunte cómo quieren que se devuelvan y conserve el recibo.
• Terminales de tarjetas, sistemas telefónicos arrendados y equipo de alarma. Lea el contrato con el procesador de pagos, el arrendamiento y el contrato de monitoreo antes de desconectar nada.
• Propiedad del arrendador del inmueble. El cableado, y a veces los puntos de acceso, pueden pertenecer al edificio.

3. Proteja los datos antes de que algo salga

• Haga una última copia de seguridad del servidor, de las carpetas compartidas y de las computadoras de quienes se van, y compruebe que realmente se restaura.
• Decida cuánto tiempo debe conservarse el archivo. El IRS indica conservar los registros durante tres años en la mayoría de los casos, más en algunas situaciones, y conservar los registros de impuestos de nómina al menos cuatro años después de que el impuesto venza o se pague. Su contador o abogado puede indicarle qué más aplica a su negocio.
• Encuentre los dispositivos que almacenan datos sin parecer computadoras: copiadoras, grabadores de cámaras, firewalls, teléfonos VoIP y almacenamiento en red. Cada uno debe borrarse, o su almacenamiento debe destruirse, antes de que salga de su control.

4. Cuentas y servicios que hay que cancelar, trasladar o conservar

1. Números de teléfono. Si quiere conservar un número, trasládelo antes de cancelar nada. La guía del consumidor de la FCC sobre la portabilidad de números advierte que no se debe cancelar el servicio con la empresa actual antes de que empiece el nuevo servicio. Recuerde las líneas de fax y cualquier línea que use el panel de la alarma.
2. Servicio de internet. Fije la fecha de cancelación después del último día de trabajo y después de devolver el equipo.
3. El nombre de dominio. Siga renovándolo, aunque la oficina cierre (vea la última pregunta más abajo).
4. Microsoft 365 o Google Workspace. Elimine las licencias de las personas que se fueron. Si va a terminar la suscripción por completo, exporte antes lo que necesite: Microsoft indica que los datos que queden tras cancelar una suscripción empresarial podrían eliminarse después de 90 días y se eliminarán a más tardar 180 días después de la cancelación.
5. Software vinculado a computadoras específicas. Muchos programas de escritorio limitan cuántas máquinas pueden activarse. Desactive la licencia en la computadora vieja antes de borrarla, o la nueva puede negarse a activarse.
6. Suscripciones por dispositivo: almacenamiento de cámaras en la nube, monitoreo de alarmas, herramientas de acceso remoto, agentes de copia de seguridad y licencias de administración de dispositivos.
7. Su dirección en todos los lugares donde aparece: el sitio web, su Google Business Profile, las facturas y los portales de proveedores.

5. Equipo de red, cableado y el clóset del servidor

Si la red se muda con usted, exporte las configuraciones del firewall y de los switches y fotografíe el rack antes de desconectar nada. Si no, restablezca a los valores de fábrica los firewalls, routers, switches y puntos de acceso antes de que salgan, porque almacenan contraseñas de Wi-Fi, claves de VPN y cuentas de administrador. Quite también los dispositivos administrados desde la nube de su portal de administración, o el siguiente propietario quizá no pueda usarlos. Lo que pase con el cableado depende del contrato de arrendamiento.

6. Lo que no puede ir al contenedor de basura

Un vaciado de oficina suele venir con un contenedor o un servicio de acarreo de desechos, y ahí es justo donde los electrónicos no deben ir. En California, las computadoras, los monitores, los teléfonos, las impresoras, las baterías y los tubos fluorescentes desechados están regulados y no pueden ir a la basura. Manténgalos separados del resto de los desechos y aparte por sí sola cualquier batería hinchada o dañada. Nuestra guía sobre las reglas de California sobre desechos electrónicos para empresas explica qué categorías aplican y adónde pueden ir legalmente los desechos electrónicos de una empresa.

7. El día de la salida y el rastro de documentos

El día de la salida, vaya marcando los artículos en el inventario a medida que salen y haga un último recorrido con el arrendador o el administrador del edificio si el contrato exige entregar el espacio vacío. Guarde una carpeta con el inventario final y el destino de cada artículo, los recibos de devolución de la empresa de arrendamiento y del proveedor de internet, los registros de destrucción de datos, los documentos de reciclaje y las facturas finales. Si más adelante un excliente o un auditor pregunta qué pasó con una computadora que contenía sus registros, esa carpeta es la respuesta.

Preguntas frecuentes: lista de verificación para vaciar la oficina

¿Cómo debe una empresa deshacerse del equipo de oficina viejo en California?

Primero clasifíquelo. El equipo arrendado y el que es propiedad del proveedor se devuelve a su dueño, el equipo que funciona puede venderse o donarse una vez eliminados los datos, y el resto va a un manejador autorizado de desechos electrónicos, no a la basura ni a un contenedor.

¿Qué pasa con el disco duro cuando devolvemos una copiadora arrendada?

A menos que se arregle otra cosa, el disco duro de la copiadora se va con la máquina. Antes de la devolución, pregunte al distribuidor o a la empresa de arrendamiento si sobrescribirán el disco o si lo retirarán y se lo entregarán, y obtenga la respuesta por escrito.

¿Tenemos que devolver el módem de internet cuando cerramos la oficina?

Si es del proveedor, sí. Revise su cuenta o contrato, pregunte cómo quiere el proveedor que se devuelva y conserve el recibo junto con su factura final.

¿Debemos conservar el nombre de dominio después de cerrar una oficina?

Sí, al menos mientras clientes, proveedores y facturas antiguas sigan apuntando a él. Un dominio vencido puede ser registrado por otra persona, que entonces recibiría el correo enviado a sus antiguas direcciones.

¿Cierra, muda o reduce una oficina en el área de Long Beach, el puerto o el South Bay? Nuestra página de vaciado de electrónicos de oficina describe el servicio, la reubicación de TI de la oficina cubre el equipo que se muda con usted, y lo que se quede puede pasar por el reciclaje de computadoras y la recolección de desechos electrónicos. Díganos dónde está la oficina, cuándo tiene que dejarla y más o menos qué hay en ella, y planificaremos con usted la parte electrónica.