La mayoría de las pequeñas empresas nunca planifica una auditoría de licencias de software. Ocurre por accidente: llega un aviso de renovación por más licencias de las que nadie recuerda haber comprado, un diseñador que se va se lleva el acceso a Adobe, o un fabricante envía una carta pidiendo a la empresa que confirme sus licencias. Hacer la auditoría usted mismo, en sus propios tiempos, es más barato y más tranquilo. Esta lista de verificación de auditoría de licencias recorre los pasos, del inventario a las renovaciones, con los detalles de Microsoft 365 y Adobe que complican a la mayoría de las oficinas.

Paso 1: inventario de lo instalado y de lo contratado

Empiece con dos listas. La primera es lo que se usa en su negocio: los programas instalados en cada computadora, más los servicios en la nube a los que el personal inicia sesión. Las herramientas de administración de dispositivos y muchas consolas de seguridad pueden exportar el software instalado; para las aplicaciones en la nube, los registros de inicio de sesión, los informes de gastos y una breve encuesta al personal revelan el resto. La segunda lista es lo que usted paga: cada suscripción, clave de licencia y contrato, con su fecha de renovación y la persona responsable.

Incluya lo que se olvida con facilidad: complementos y fuentes, extensiones para software de contabilidad y diseño, software de servidor como Windows Server y sus licencias de acceso de cliente, y aplicaciones pagadas con tarjetas personales y reclamadas como gastos.

Paso 2: relacione las instalaciones con los derechos de licencia

Los derechos de licencia son lo que sus acuerdos le permiten usar: cuántos usuarios o dispositivos, qué ediciones y bajo qué condiciones. Relacione cada instalación y cada usuario con un derecho, y las diferencias aparecerán en ambos lados. El software en uso sin licencia correspondiente es un riesgo de cumplimiento; las licencias pagadas y sin usar son desperdicio. Guarde las pruebas junto a ellas: facturas, confirmaciones de pedido y números de acuerdo. El cumplimiento de licencias de software se basa en documentos, y una compra que no puede demostrar es como si no existiera cuando alguien se la pregunta.

Paso 3: limpieza de licencias de Microsoft 365

Microsoft 365 es donde la mayoría de las oficinas pequeñas encuentra dinero. Una limpieza de licencias de Microsoft 365 suele revelar:

  • Licencias de Microsoft 365 sin usar que siguen asignadas a personas que se fueron hace meses. Convierta el buzón en un buzón compartido si necesita conservarlo y luego quite la licencia.
  • Direcciones compartidas con licencia propia, como info@ u orders@, que al ser buzones compartidos por lo general no necesitan una, dentro de los límites de tamaño de Microsoft.
  • Planes que no corresponden al trabajo: personal con planes premium que solo usa el correo, o personas sin las funciones de seguridad que el negocio necesita.
  • Herramientas superpuestas para compartir archivos, videorreuniones o firmas electrónicas que el plan actual ya incluye.

El momento importa tanto como la cantidad. En las suscripciones de plazo anual de Microsoft, las licencias por lo general solo pueden reducirse dentro de una ventana corta después de la compra o la renovación, actualmente de siete días; después, la cantidad queda comprometida durante el resto del plazo. Planifique las reducciones en torno a la fecha de renovación y consulte las condiciones de su propia suscripción en la documentación de administración de Microsoft 365. Los planes Business también tienen un tope de 300 usuarios; por encima de esa cifra se aplican los planes Enterprise.

Paso 4: Adobe y otro software por licencia

El software creativo es la segunda fuga habitual. Las suscripciones personales de Adobe pagadas con una tarjeta de la empresa se van con el empleado, junto con las fuentes y a veces los archivos. Pasar a los diseñadores a licencias empresariales administradas desde la Admin Console de Adobe mantiene las licencias a nombre de la empresa y permite reasignar una en minutos. El mismo principio vale para otras herramientas por licencia: cuentas bajo el dominio de la empresa, más de un administrador y licencias reasignadas en lugar de compradas de nuevo cuando las personas cambian de puesto.

Paso 5: termine la auditoría de licencias de software con un registro

Reúna todo en un único registro: producto, fabricante, tipo de licencia (suscripción, perpetua o acuerdo por volumen), cantidad, usuarios o dispositivos asignados, costo, fecha de renovación, plazo de aviso de cancelación y responsable interno. Una hoja de cálculo basta para la mayoría de las oficinas pequeñas; actualizarla con cada alta, baja y compra importa más que la herramienta. Programe recordatorios con bastante antelación a cada renovación para poder reducir, cambiar o cancelar en sus propios términos en lugar de renovar por defecto. Mantener ese registro al día forma parte de nuestro servicio de administración de licencias de software. Es también la forma más sencilla de reducir costos de TI sin quitar nada que la gente realmente use.

Si llega una carta de auditoría del fabricante

Los fabricantes, incluidos Microsoft y Adobe, pueden pedir a sus clientes empresariales que verifiquen sus licencias. La solicitud puede presentarse como una revisión amistosa o como una auditoría formal bajo la cláusula de auditoría de su acuerdo, y la diferencia importa. Cuando llega una carta de auditoría del fabricante:

  • No la ignore, pero tampoco se apresure a enviar datos.
  • Lea la cláusula de auditoría de su acuerdo para saber qué puede pedir el fabricante y en qué plazo.
  • Designe a una persona que gestione toda la comunicación.
  • Haga primero su propia conciliación, para conocer su situación antes de compartir nada.
  • Para auditorías formales o una exposición importante, consiga asesoría legal. Este artículo es información general, no asesoría legal.

Preguntas frecuentes: auditoría de licencias de software

¿Con qué frecuencia debe una pequeña empresa auditar sus licencias de software?

Una vez al año como revisión completa, más una comprobación rápida cada vez que alguien entra o sale. Hacer coincidir la revisión anual con su renovación más grande le da una fecha límite natural.

¿Necesitamos herramientas específicas de administración de activos de software?

No a pequeña escala. Una exportación confiable del inventario y un registro bien mantenido cubren la mayoría de las necesidades. Las plataformas específicas de administración de activos de software justifican su costo a medida que crecen el número de dispositivos y los acuerdos con fabricantes.

¿Se puede pasar una licencia sin usar a otro empleado?

Normalmente sí, en las suscripciones asignadas por usuario: quite la licencia a una persona y asígnela a otra. Las licencias perpetuas y las ligadas a dispositivos tienen sus propias reglas de transferencia, así que revise el acuerdo antes de moverlas.

¿Prefiere delegarlo? Nuestro servicio de administración de activos y licencias de software abarca el descubrimiento, la conciliación, las revisiones de Microsoft 365 y Adobe y un registro de licencias con fechas de renovación para empresas en Los Ángeles. Los servicios SAM funcionan mejor junto con el cuidado diario de TI, que ofrecen nuestros servicios de TI administrados. Contáctenos para empezar con una revisión de lo que paga hoy.